Privacyverklaring Denkploeg

Denkploeg is een platform waarop bureaus en bedrijven met een ploeg van AI-agents werken. Een actie met groot effect naar buiten gaat niet uit zonder dat een mens tekent (zie paragraaf 6). Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens we daarbij verwerken, waarom, hoe lang, met wie we ze delen en wat jouw rechten zijn.

1. Wie zijn wij

Denkploeg is een onderdeel van Het Creatieve Bureau (eenmanszaak van J. Katgerman, KvK-nummer 72101121, btw-id NL001154747B27, postadres Loudonstraat 51, 3317 PA Dordrecht, geen bezoekadres).

Voor vragen over privacy: privacy@denkploeg.nl. Denkploeg heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Dat is niet verplicht (artikel 37 AVG): we zijn geen overheidsinstantie en onze kernactiviteiten bestaan niet uit regelmatige en stelselmatige observatie van personen op grote schaal of uit het op grote schaal verwerken van bijzondere persoonsgegevens.

2. Twee rollen

Het is belangrijk om te weten in welke rol we jouw gegevens verwerken.

• Wij zijn verantwoordelijke voor de gegevens die nodig zijn om Denkploeg te laten werken en veilig te houden: je account, je sessies en inlogpogingen, een aanvraag voor een werkruimte, de mail die het platform stuurt en het auditspoor. Ook voor het contactformulier en de chatassistent op onze eigen site zijn wij verantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.
• Wij zijn verwerker voor alles wat een klant in zijn werkruimte zet of laat binnenkomen: zijn relaties en contactpersonen, notities, bestanden, chatberichten van bezoekers van zijn site, WhatsApp-berichten, formulieren en inschrijvingen. De klant (of het bureau dat voor die klant werkt) bepaalt waarom en hoe die gegevens worden gebruikt; wij verwerken ze alleen op zijn instructie, onder een verwerkersovereenkomst. Ben je een bezoeker, contactpersoon of gast van zo'n klant, richt je privacyvragen dan eerst tot die klant. Wij helpen de klant om je verzoek uit te voeren. Dat geldt ook voor de persoonsgegevens van bezoekers van de website van een klant (formulieren, de supportassistent, cookies op een site die met Denkploeg is gemaakt): de klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. De privacy- en cookieverklaring op die site is van de klant, ook als die uit onze sjablonen komt (zie de voorwaarden, artikel 9).

3. Welke gegevens, waarom en hoe lang

De termijnen komen uit de code van het platform (bewaarbeleid); een rij die nergens meer voor nodig is, wordt automatisch gewist. Waar nog geen termijn is vastgelegd, staat dat erbij.

Na het inloggen, in de portal en de studio's, gebruiken wij geen analytics, geen advertentiecookies en geen trackers. Op onze openbare verkooppagina's meten we bezoek met Google Analytics en Microsoft Clarity (op het aanmeldformulier, de demopagina en de juridische pagina's alleen met Google Analytics en de Meta Pixel, zonder opnames), alleen als je daar in onze eigen cookiebanner ja op zegt (grondslag: toestemming, intrekken kan altijd via Cookie-instellingen onderaan de pagina). Zeg je nee of kies je niets, dan laden we hun scripts niet en gaat er niets naar hen toe. Zeg je ja, dan ontvangen ze je IP-adres (Google Analytics slaat het volgens Google niet op), apparaat- en browsergegevens, de bekeken pagina's en bij Clarity een opname van muis, klikken en scrollen (invoervelden worden gemaskeerd). Bewaartermijn bij Google 14 maanden, bij Clarity 13 maanden voor statistiek en 30 dagen voor opnames (de instellingen van Microsoft). Zie de cookieverklaring.

Met een aparte ja voor marketing laden we daarnaast de Meta Pixel (Meta Platforms Ireland) op dezelfde pagina's als Google Analytics, om te meten welke bezoeken tot interesse leiden en om advertenties van Denkploeg te kunnen tonen en meten. Meta ontvangt dan je IP-adres, apparaat- en browsergegevens, de bekeken pagina's, een pakketkeuze op de prijspagina en de cookie _fbp (3 maanden). Wij sturen de pixel in de browser geen e-mailadres of telefoonnummer. Zonder ja voor marketing laden we de pixel niet; trek je het ja in, dan wordt de pixel niet meer geladen en sturen we niets meer. Op inloggen, het afrekenen en in een werkruimte staat de pixel nooit. Voor het verzamelen en doorsturen van die gegevens zijn wij en Meta gezamenlijk verantwoordelijk (artikel 26 AVG); wat Meta daarna voor eigen doeleinden doet, doet Meta zelf als verantwoordelijke (zie de privacyverklaring van Meta). Voor je rechten over het verzamelen en doorsturen kun je je tot ons wenden.

Bijzondere persoonsgegevens. Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, godsdienst of etniciteit) of strafrechtelijke gegevens, en er is geen veld voor. Zet je ze toch in een chat of bestand, dan verwerken we ze alleen als deel van die inhoud. Doe dat alleen als je daar een grondslag voor hebt.

Van wie komen de gegevens? Meestal van jou. Uitzonderingen: het e-mailadres van een collega die je uitnodigt (van de uitnodigende beheerder), het Meta-id (van Meta, bij het koppelen) en de reden bij meekijken door een medewerker van Denkploeg (van die medewerker).

Moet je ze geven? Zonder e-mailadres en wachtwoord kun je geen account gebruiken. Alle andere gegevens geef je vrijwillig.

4. Met wie delen we gegevens

We delen alleen wat nodig is. Partijen die voor ons werken zijn subverwerkers; Meta en Google zijn bij een koppeling die jij of je organisatie zelf aanzet zelfstandig verantwoordelijk voor hun eigen deel. Met elke subverwerker bestaat een verwerkersovereenkomst, of zijn de bepalingen van artikel 28 AVG onderdeel van zijn voorwaarden. Voor fal en Discord is dat niet vastgesteld: daarom sturen wij fal geen klantmateriaal totdat die overeenkomst er is, en Discord geen persoonsgegevens.

• Hosting en netwerk: Hostinger (accountregio nog te bevestigen; DNS van onze domeinen), Let's Encrypt (certificaten). Dit zijn subverwerkers.
• Botcontrole: Cloudflare (Turnstile), bij aanmelden, het starten van een demo en het contactformulier. Cloudflare is daarbij subverwerker.
• Betalen en administratie: Mollie (betaalpagina en afschrijving van abonnementen en credits, met je naam, e-mailadres, factuuradres en het bedrag) en Moneybird (facturen en boekhouding). Mollie is voor het uitvoeren van de betaling zelfstandig verantwoordelijke (als betaalinstelling heeft het eigen wettelijke plichten) en verwerkt overige gegevens voor ons als subverwerker; Moneybird verwerkt gegevens voor ons als subverwerker. Wij slaan geen volledige kaart- of rekeningnummers op, alleen de laatste vier tekens en een vingerafdruk (HMAC) waarmee we dezelfde rekening herkennen, bijvoorbeeld voor één proef per rekening. Voor de webshop van een klant is de klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de bestellingen van zijn eigen kopers en zijn wij de verwerker; de koper betaalt bij Mollie, dat zelfstandig verantwoordelijk is voor de betaling, en wij ontvangen alleen de status van de betaling.
• Mail: Resend, om e-mail van het platform te versturen, ook de nieuwsbrief van een klant aan zijn bevestigde inschrijvers, en Google Workspace (Google Ireland) voor de mailboxen van ons support- en privacyadres. Dit zijn subverwerkers.
• AI-modellen: wat je aan de ploeg of een assistent vraagt, gaat naar het model dat de taak uitvoert. Standaard gebruiken we onze eigen sleutels, betaald met credits: Anthropic voor de ploeg en de assistenten, Google (Gemini) en fal voor beeld en video. Deze leveranciers zijn dan onze subverwerkers. Een bureau of Enterprise-klant kan een eigen sleutel koppelen (bijvoorbeeld Anthropic of OpenAI); die leverancier is dan de leverancier van de klant zelf.
• Beeld, video en spraak: Beeld- en spraakleveranciers staan in het actuele register hieronder. Platformcredits en gekoppelde klantaccounts volgen verschillende verwerkingsketens; de ingestelde sleutelbron bepaalt welke geldt.
• Koppelingen die een klant zelf aanzet: Meta (advertenties, Instagram, WhatsApp), Google (Analytics, Search Console, Tag Manager, Drive), WhatsApp-aanbieder Kapso, winkelplatformen en andere diensten uit de lijst in de app.
• Bedrijfsgegevens opzoeken: KvK en PDOK, met alleen de zoekterm, en je btw-nummer bij VIES van de Europese Commissie.
• Kaarten en adressen: Google Maps Platform, voor adressen, kaarten en reistijden in Planning en Relaties. Google ontvangt het adres.
• Statistiek en advertentiemeting op onze verkooppagina's, alleen na een ja: Google Analytics (Google Ireland) en Microsoft Clarity (Microsoft), die voor het meten van ons eigen verkeer subverwerker zijn, en, alleen na een ja voor marketing, de Meta Pixel (Meta Platforms Ireland, doorgifte naar Meta Platforms Inc.).
• Conversiemeting, alleen na een ja op marketing: Meta (Conversions API) ontvangt een gehasht e-mailadres en de gebeurtenis (Lead, CompleteRegistration, Purchase). Voor het verzamelen en doorsturen zijn wij en Meta gezamenlijk verantwoordelijk (artikel 26 AVG); voor wat Meta daarna voor eigen doeleinden doet, is Meta zelfstandig verantwoordelijke (zie de privacyverklaring van Meta).
• Back-ups: versleutelde back-ups; bestemming en accountregio zijn nog met accountbewijs te bevestigen. Dit zijn subverwerkers.
• Bewaking en meldingen: Discord (korte meldingen van het platform, zonder inhoud van een werkruimte), Uptime Kuma.

De actuele lijst met naam, doel en land staat op subverwerkers. Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met adverteerders of datahandelaren. Een AI- of beeldleverancier die een klant zelf kiest, heeft zijn eigen voorwaarden; sommige delen invoer met partners of trainen erop (zie paragraaf 5).

4a. Gegevens uit je Google-koppeling

Inloggen met Google. Kies je op de inlogpagina voor Google, dan vragen we de rechten openid, email en profile. We gebruiken die alleen om een bestaand Denkploeg-account te vinden op een door Google geverifieerd e-mailadres. We maken nooit een account aan via Google: heb je nog geen account, dan blijft inloggen met Google dicht. Wij bewaren het Google-subject (het vaste id dat Google aan jouw Google-account geeft) en het e-mailadres, zodat we je de volgende keer herkennen. Je tweede stap blijft gewoon gelden, ook na inloggen met Google.

Welke rechten vragen we, en waarvoor. Per dienst vragen we alleen de rechten hieronder, en pas als jij die dienst koppelt.

• Google Analytics: met analytics.readonly lezen we rapporten van de Analytics-property die jouw werkruimte kiest. Met analytics.edit maken we, nadat jij hebt bevestigd, een property en een webdatastroom aan.
• Search Console: met webmasters.readonly lezen we de zoekprestaties van sites die voor jouw werkruimte zijn geverifieerd. Met webmasters voegen we, na jouw bevestiging, de site van je werkruimte toe en dienen we de sitemap in.
• Google Drive: met drive.file lezen we alleen de bestanden die jij zelf kiest in de Google-bestandskiezer en bewaren we bestanden die Denkploeg zelf heeft gemaakt. Nooit je hele Drive.
• Google Ads: met adwords lezen we advertentieresultaten en voeren we alleen campagnewijzigingen uit die jij uitdrukkelijk hebt goedgekeurd.
• Tag Manager: met tagmanager.readonly lezen we de configuratie van de container die jouw werkruimte kiest. We schrijven er niets in.
• Google Agenda: met calendar.events maken we een afspraak aan nadat jij een voorstel hebt bevestigd. Met calendar.freebusy zien we alleen wanneer je vrij of bezet bent, zonder de inhoud van je afspraken.
• Eigendom van een site bevestigen: met siteverification.verify_only bevestigen we alleen nieuwe sites van je werkruimte, nadat jij een DNS-regel of metatag hebt bevestigd.

Koppel je een Google-dienst aan Denkploeg (Google Analytics, Search Console, Google Ads, Google Drive, Google Agenda of Tag Manager), dan vraagt Google je toestemming voor precies de rechten die de gekozen functie nodig heeft. Wij vragen alleen de kleinste rechten die daarvoor nodig zijn en nooit toegang tot je mailbox of tot al je Drive-bestanden.

• Waarvoor: alleen om die functie te laten werken, zoals rapportages lezen, een site laten verifiëren, een gekozen bestand opslaan of een afspraak aanmaken nadat jij een voorstel hebt goedgekeurd.
• Niet voor: reclame, doorverkoop, het bouwen van een profiel van jou, of het trainen van een algemeen AI-model. Mensen bij ons lezen jouw Google-gegevens alleen met jouw toestemming, om misbruik te onderzoeken of als de wet dat eist.
• Bewaren en intrekken: de toegangssleutels staan versleuteld en gaan nooit in een log. Je trekt de koppeling in bij Denkploeg of op je Google-account (myaccount.google.com/permissions); wij verwijderen dan de sleutels en de gegevens die we daarmee ophaalden, binnen de bewaartermijn in artikel 3.

Het gebruik door Denkploeg en de overdracht aan een andere app van informatie die we via de Google API's ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). Denkploeg's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

5. Buiten de EU

Een aantal van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerkt daar gegevens, met name voor AI-modellen en koppelingen met Meta en Google. Wij doen dat alleen met een passend doorgiftemechanisme. Voor een leverancier in de VS die deelneemt aan het EU-VS Data Privacy Framework rust de doorgifte op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023; voor de andere op de standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914). Per leverancier staat het mechanisme op subverwerkers. Leveranciers die op invoer trainen of invoer met partners delen (volgens ons overzicht nu onder meer ElevenLabs, Higgsfield en OpenArt, voor andere is het niet nagelezen) staan standaard uit voor klantmateriaal; een werkruimte zet ze alleen aan na een vastgelegde keuze. Per leverancier staat het in subverwerkers. Per leverancier krijg je een kopie van de waarborgen op aanvraag via privacy@denkploeg.nl.

6. Mens en machine

Op Denkploeg doen AI-agents voorstellen. Acties met hoog risico (R3) voert altijd een mens uit. Andere acties naar buiten, bijvoorbeeld een bericht, een advertentie of een wijziging op een site, wachten op een handtekening, tenzij de klant de autopilot aanzet voor laag of middel risico, binnen een budget en per kanaal. De supportassistent van een klant beantwoordt bezoekers zelfstandig, binnen de kennis die de klant instelt; de widget meldt dat het een AI-assistent is; die melding kan niet worden uitgezet. Wij nemen zelf geen besluiten over jou die uitsluitend door een geautomatiseerd proces worden genomen en die rechtsgevolgen hebben of je op vergelijkbare wijze ernstig treffen; een klant die dat wel doet met de assistent, is daar zelf voor verantwoordelijk.

7. Beveiliging

Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen. Sleutels en tokens staan versleuteld, per werkruimte afgeschermd. Een tweede stap bij het inloggen is verplicht voor platformbeheerders en instelbaar voor werkruimtes. Elke handeling komt in een onveranderlijk auditspoor. Via het platform kijken medewerkers van Denkploeg alleen in een werkruimte mee met een opgegeven reden, en dat zie je terug in de historie van je werkruimte. Beheerders met toegang tot de server zelf zijn beperkt tot de eigenaar (J. Katgerman) met een SSH-sleutel; uitrol en hulpmiddelen werken onder zijn toezicht en met zijn sleutel, en derden hebben geen toegang, en gebonden aan geheimhouding; die toegang laat nu geen spoor in de historie achter. Meer in de verwerkersovereenkomst.

8. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid. Waar de verwerking op toestemming berust, kun je die altijd intrekken; wat we daarvoor deden blijft rechtmatig. Een verzoek is gratis. We kunnen vragen aan te tonen wie je bent, bijvoorbeeld door te reageren vanaf het adres van je account. We antwoorden binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld of zijn het er veel, dan kunnen we dat met twee maanden verlengen; dat laten we je binnen de eerste maand weten, met de reden.

Bezwaar. Waar wij een gerechtvaardigd belang als grondslag hebben, kun je daartegen bezwaar maken om redenen die met jouw situatie te maken hebben. Bezwaar tegen direct marketing honoreren we altijd en zonder reden: je kunt je op elk moment afmelden voor onze nieuwsbrief, met de link in elke mail of via privacy@denkploeg.nl. Daarna gebruiken we je gegevens niet meer voor direct marketing. Stuur je verzoek naar privacy@denkploeg.nl; we antwoorden binnen een maand. Gaat het om gegevens in de werkruimte van een klant, dan verwijzen we je naar die klant of voeren we het uit in opdracht van de klant. Om je account of gegevens te laten verwijderen, zie gegevens verwijderen.

Ben je het niet eens met ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Kinderen

Denkploeg is bedoeld voor bedrijven en professionals en niet voor kinderen. Je moet minimaal 18 jaar zijn om een account te hebben.

10. Wijzigingen

Wijzigen we deze verklaring inhoudelijk, dan melden we dat vooraf aan accounthouders. De datum van de laatste versie staat onderaan.

Datum van ingang: 18 oktober 2026.