Onder Mensen op Bureau (/agency/<jouw-bureau>/people) zie je wie bij je bureau hoort en beheer je dat. De tabel werkt ook met tweehonderd mensen: zoek op naam of adres, filter op rol (eigenaar, beheerder of lid), en sorteer op naam, rol, laatst actief of het aantal klantwerkruimtes. Per persoon zie je de rol, of de tweede stap aan staat (en of hij verplicht is maar nog niet is ingesteld), wanneer hij voor het laatst actief was en op hoeveel klantwerkruimtes hij werkt.
Wie wat mag
De eigenaar van het bureau beheert de mensen. Een beheerder ziet de lijst en wijzigt niets. Een lid ziet dit scherm niet. Een platformbeheerder kijkt alleen mee, met breekglas.
Een persoon openen
Klik op een naam. De lade toont het adres, sinds wanneer hij lid is, wanneer hij voor het laatst actief was, de stand van zijn tweede stap en de klantwerkruimtes waar hij aan is toegewezen (die pas je aan onder Toewijzen). Daaronder staan de acties. Een actie die niet kan staat uitgeschakeld, met de reden erbij.
- Rol wijzigen. Lid, beheerder of eigenaar. Wie beheerder of eigenaar wordt, is beheerder in elke klantwerkruimte en verliest zijn losse toewijzingen.
- Overal uitloggen. Sluit elke sessie van die persoon, op elk apparaat. Vraagt een code, kan een paar keer per uur en werkt niet bij een mede-eigenaar of bij iemand die elders meer mag: sessies gelden overal, ook buiten je bureau.
- Tweede stap resetten. Voor wie zijn telefoon kwijt is en geen herstelcodes meer heeft. De reset gaat pas 24 uur later in. Direct krijgt de betrokkene een mail met een link om hem te annuleren, zonder in te loggen, en de andere eigenaren krijgen een melding. Lukt die mail niet, dan wordt er niets gepland. Tot het zover is werkt zijn tweede stap gewoon, en de lade toont de geplande reset met een knop Reset annuleren (elke eigenaar kan dat, zonder code). Daarna verdwijnen de authenticator en de herstelcodes, wordt hij overal uitgelogd en krijgt hij een mail. Is de tweede stap voor hem verplicht, dan moet hij bij de volgende aanmelding meteen een nieuwe instellen. Naast de eigenaar van het bureau kan ook Denkploeg-beheer dit doen, met een code en dezelfde wachttijd en mail; dat staat in de historie als gedaan door het platform en de eigenaren krijgen een melding.
- Uit het bureau halen. Hij verliest de toegang tot het bureau en tot de klantwerkruimtes waar hij via het bureau aan werkte. Zijn account blijft bestaan, en lidmaatschappen die hij zelf bij een klant heeft blijven. Zijn plek komt vrij. De sleutels voor andere systemen (machinetokens) die hij maakte in de werkruimtes van dit bureau worden meteen ingetrokken en staan in het spoor van die werkruimte; wat hij buiten dit bureau maakte, blijft.
Een code uit je app
Wat gevaarlijk is vraagt opnieuw een code uit je authenticator: iemand eigenaar maken of een eigenaar een lagere rol geven, iemand uit het bureau halen, een tweede stap resetten, overal uitloggen en iemand als eigenaar uitnodigen. Heb je in de laatste vijf minuten al een code gegeven, bijvoorbeeld bij het inloggen, dan geldt die nog. Een rol tussen lid en beheerder vraagt geen code. Een pincode via WhatsApp telt hier niet: de code komt uit de portal. Heb je zelf geen tweede stap, stel hem dan eerst in onder Account.
Wat nooit kan
- De laatste eigenaar verwijderen of degraderen. Maak eerst iemand anders eigenaar.
- Jezelf wijzigen. Je eigen rol, je eigen toegang en je eigen tweede stap pas je niet via dit scherm aan.
- De tweede stap resetten of overal uitloggen van een eigenaar, of van iemand die elders meer mag (eigenaar of beheerder van een ander bureau of van een werkruimte buiten dit bureau, of platformbeheerder).
Meldingen aan de andere eigenaren
Een rol wijzigen, iemand uit het bureau halen, een reset plannen of annuleren, overal uitloggen en iemand als eigenaar uitnodigen staan in het logboek als beveiligingsgebeurtenis en gaan per mail naar de andere eigenaren van het bureau en naar de betrokkene. Zo merkt het bureau het als een eigenaar met een gestolen sessie zijn collega's probeert weg te halen. Wordt een eigenaar lager of verdwijnt hij uit het bureau, dan vervallen zijn openstaande uitnodigingen en de resets die hij plande.
Uitnodigen
Kies Uitnodigen, vul een e-mailadres in en kies een rol. Je krijgt altijd hetzelfde antwoord, of het adres nu al een account heeft of niet. De ander wordt pas lid als hij de link in de mail opent, met een account op dat adres. De uitnodiging is 7 dagen geldig en telt al mee als plek. Kan de mail niet weg, dan krijg je de link om zelf door te geven. Een bureau kan per uur maar een beperkt aantal uitnodigingen sturen (opnieuw sturen telt mee), en hetzelfde adres krijgt een uitnodiging niet vaker dan eens per tien minuten. Een uitnodiging werkt alleen zolang degene die hem stuurde nog eigenaar is, en maakt nooit iemand lager dan hij al is.
Onder Openstaande uitnodigingen staat wie nog niet heeft geklikt. Opnieuw sturen maakt een nieuwe link (de oude werkt dan niet meer); Intrekken haalt de uitnodiging weg. Een verlopen uitnodiging blijft staan tot je hem intrekt of opnieuw stuurt.
Het logboek
Elke wijziging staat in het logboek van het bureau, met wie het deed en om wie het ging, zonder namen of adressen. Zie de Historie van het bureau.
Hoeveel plekken je bureau heeft, staat onder Plekken en opslag.