Medewerkers

Medewerkers staat in de navigatie onder Werk en hoort bij je Planning en Relaties: het zit in dezelfde pakketten, en wie Planning aanzet krijgt Medewerkers erbij. Zonder Medewerkers in je pakket is het scherm er niet. Hier leg je vast wie er bij je werkt: een dossier per medewerker, met alles wat je nodig hebt en niets wat een ander niet hoort te zien. Medewerkers staat in de navigatie onder Werk. Hier leg je vast wie er bij je werkt: een dossier per medewerker, met alles wat je nodig hebt en niets wat een ander niet hoort te zien.

Overzicht, teams en toewijzen

Bovenaan staan vijf tegels: wie er in dienst is, wie zonder account, wie vandaag afwezig is (en deze week), de goedgekeurde uren van deze maand tegen wat het rooster vroeg, en dossiers waarvan de bewaartermijn bijna om is. Klik een tegel aan om de lijst erop te filteren. Daaronder kies je teams als chips (meerdere tegelijk, of Zonder team), zoek je op naam, functie of e-mailadres en sorteer je. Op een telefoon wordt de tabel een lijst van kaarten.

Selecteer mensen in de lijst om ze in een keer aan een team toe te voegen of eruit te halen. Een nieuw team maak je via Meer toevoegen; het is hetzelfde team als in Planning. Het tabblad Per team laat de leden per team zien, met de mogelijkheid om iemand toe te voegen door te zoeken.

Toevoegen

Nieuwe medewerker vraagt alleen naam, functie, teams en e-mailadres; de rest vul je later in het dossier in. Meer toevoegen, Meerdere tegelijk, neemt een geplakte lijst of csv (naam, functie, team en e-mail). Je ziet eerst wat er zou gebeuren, met per regel de fout als er een is, en er wordt niets bewaard voor je bevestigt. Regels met een fout worden overgeslagen. Iemand uitnodigen met een account gaat via Toegang.

Toewijzen aan werk

Overal waar je iemand aan werk koppelt, zoals een afspraak, route, item of dagplanning in Planning, een deal in Relaties of een reactie in Social, kies je uit dezelfde lijst medewerkers. Een medewerker zonder account kun je toewijzen (er staat Geen account bij); hij krijgt daar geen toegang door. In de keuzelijst staat nooit een salaris.

Een dossier

Een naam is genoeg om te beginnen. Daarna vul je functie, startdatum, contracturen, e-mailadres, telefoonnummer en een noodcontact in. Een medewerker kan een account hebben (dan kan hij inloggen) of geen account (dan is hij alleen een dossier). Je kunt een account later koppelen.

Zoeken doe je op naam, functie of e-mailadres. Je filtert op in dienst, uit dienst, zonder account of bewaartermijn voorbij, en op team. De lijst laat nooit salaris of noodcontact zien.

Teams, rooster en uren

De teams zijn dezelfde als in Planning (de map Teams in de zijbalk). Je zet een medewerker in een of meer teams, met uren per week en een rol. Heeft hij nog geen plek in de agenda, dan krijgt hij die bij het bewaren, ook zonder account. Rooster, afwezigheid (zonder reden) en goedgekeurde uren beheer je in Planning; het dossier laat zien wat daar voor deze persoon staat.

Documenten

In de besloten map zet je een contract of een ander stuk: een pdf of een beeld, hoogstens 10 MB. Het komt in geen bibliotheek, deellink of export van de werkruimte; je kunt het alleen in het dossier downloaden. Een pdf met scripts of ingesloten bestanden wordt geweigerd. Elke keer dat iemand een document opent, staat dat in de Historie. Documenten staan versleuteld opgeslagen, met een eigen sleutel per document; een kopie van de schijf of uit een back-up is zonder de hoofdsleutel van het platform (die niet in de back-up staat) onleesbaar.

Salaris of uurtarief

Salaris en uurtarief zijn alleen voor de eigenaar en de beheerders, en altijd achter een code uit je authenticator-app: elke keer dat je het bekijkt of verandert. Een wijziging is een nieuwe regel met een ingangsdatum, zodat de geschiedenis klopt. Het bedrag staat versleuteld opgeslagen en komt nergens in een lijst, de Historie, een export zonder dat recht of de MCP-uitvoer. Met de contracturen rekent het dossier een maandsalaris om naar een uurkost en laat het zien wat de goedgekeurde uren van deze maand kosten.

Wie wat mag

Eigenaar en beheerder hebben dit allemaal; een maker of lezer heeft alleen het eigen dossier. Een bureau en het platformbeheer van Denkploeg hebben hier geen toegang toe: personeelsgegevens zijn van de werkruimte zelf. Een aparte rol HR kan later alleen deze rechten krijgen.

Bewaren, inzage en wissen

• Bewaartermijn. Twee jaar na het einde van het dienstverband. Er wordt niets vanzelf gewist: dossiers waarvan de termijn voorbij is, staan in een eigen filter en een mens beslist. Voor loongegevens kan een wettelijke bewaarplicht gelden; die beoordeel je zelf.
• Inzage-export. Alles wat we van de persoon hebben, als bestand: dossier, noodcontact, teams en de lijst van documenten (en het salaris, als je dat recht ook hebt). Met een code.
• Wissen. Kan pas nadat de einddatum gezet is. Eerst laat het scherm zien wat er weggaat en wat blijft. Gegevens, noodcontact, salaris, documenten en teamlidmaatschappen gaan weg. De plek in de agenda blijft anoniem als Voormalig medewerker staan, zodat afspraken en goedgekeurde uren hun verwijzing houden. Hoort die plek bij een account dat nog lid is van de werkruimte, dan wordt hij alleen losgemaakt van het dossier en blijven zijn teams en rooster staan. Het account zelf sluit je in Toegang. Wissen vraagt een code en staat zonder gegevens in de Historie.
• Back-ups. Wat je wist, is meteen weg uit de werkruimte. Een back-up van de server bewaart de laatste 7 dagen, 4 weken en 6 maanden; een gewist document staat daar nog versleuteld in tot de laatste snapshot waarin het zat is verlopen (hoogstens 6 maanden) en wordt niet teruggezet. Documenten van vóór de versleuteling (oktober 2026) staan in oudere back-ups nog onversleuteld tot die verlopen.