Sprints

Een project in Planning Studio kan met sprints werken. Een sprint is een tijdvak over hetzelfde bord: dezelfde kolommen, dezelfde limieten, dezelfde items. Bij een nieuw project kies je Sprints bij Werkt met; een bestaand project zet je om op zijn backlog, met een bevestiging. Een project zonder sprints merkt niets.

Waar begin je?

Open in Planning Studio Backlog en sprints in de zijbalk. Daar staan de teams en projecten die al met sprints werken, met hun lopende of volgende sprint en ingangen naar de backlog, de sprints en de retro. Heb je nog niets, dan staat er een uitleg in drie stappen: maak een team (of zet sprints aan op een bord dat je al hebt), voeg items toe aan de backlog en schat ze in punten, maak een sprint met een doel en start hem.

• Een bord omzetten. Op elk bord staat een kaart Backlog en sprints met Zet sprints aan. Het bord blijft hetzelfde: dezelfde kolommen en items.
• Eerst kijken hoe het werkt. Voorbeeldproject met sprint toevoegen (op Projecten en op Backlog en sprints, voor wie Planning beheert) zet een ingericht voorbeeld in je werkruimte: een bord met backlog, een afgeronde sprint met retro en een lopende sprint met burndown. Het staat er eenmaal, je kunt alles aanpassen en het project archiveren wanneer je wilt.

Teams: elk met zijn eigen backlog en sprints

Een bureau heeft vaak meer dan een team, bijvoorbeeld een afdeling websites en een afdeling webshops. In Planning Studio is een team een intern project dat met sprints werkt (een project zonder klant). Elk team heeft zijn eigen backlog, sprints, sprinttijden, capaciteit, standup en retro; wat het ene team plant raakt het andere niet. Twee teams mogen dezelfde weken plannen, en een item kan alleen in een sprint van zijn eigen team.

• Nieuw team op het overzicht Projecten maakt een intern project met sprints. Teams staan daar bij Teams, met hun lopende of eerstvolgende sprint, het doel en de voortgang; klantprojecten staan apart bij Klantprojecten.
• De teamkiezer bovenaan elk projectscherm wisselt naar hetzelfde scherm van een ander team, zonder terug naar het overzicht.
• Het ritme is van het team. Een nieuwe sprint begint na de laatste sprint van dit team en duurt even lang; het scherm zegt dat erbij.

Mensen in een team

Een team heeft mensen, en die voeg je op twee plekken toe die elk iets anders doen. De account van een medewerker (uitnodigen, rol) staat onder Toegang in de zijbalk. Wie in een team werkt, moet daarna in de agenda als persoon staan. Op het tabblad Team van het team kies je die persoon, met zijn uren per week en eventueel een rol; dat geeft de capaciteit in punten. Uren en beschikbaarheid per medewerker (werkdagen, afwezigheid) beheer je onder Teamrooster. Relaties is niet voor medewerkers: daar staan klanten, leads en contactpersonen.

In de zijbalk staan je teams onder Planning, Teams; staat daar nog geen team, dan zegt een regel dat en kun je met Nieuw team maken beginnen. Per team staan Dashboard, Backlog, Sprints en Retrospectives, elk aan of uit en in je eigen volgorde (zie De zijbalk aanpassen).

Backlog en sprints naast elkaar

De backlog is een lijst, zoals in Jira. Links staan de epics (inklapbaar): elke epic met zijn kleur, het aantal open items en zijn voortgang in punten, en een klik filtert de lijst op die epic. Rechts staan eerst de sprints (de lopende en de komende) met hun items, en daaronder de backlog.

• Een rij toont soort, sleutel, titel, labels, epic, de kolom waar het item staat, deadline, punten en eigenaar. Een klik op de titel opent het hele item in een venster of zijlade (?item=KAL-12), zonder de lijst te verlaten. Op een smaller scherm verdwijnen eerst de tellers, dan de labels.
• Slepen: een item naar een sprint of terug, en in de backlog omhoog of omlaag. Wie niet kan slepen gebruikt het menu van de rij (Naar boven, Omhoog, Omlaag, Verplaats naar) en elke verplaatsing wordt voorgelezen. Een item staat direct op zijn plek; zegt de server nee, dan gaat het terug.
• Meerdere items kies je met het vinkje. Daarna verplaats je ze samen naar een sprint, wijs je ze toe aan iemand, geef je ze samen punten of zet je er een label bij of af.
• Snelfilters boven de lijst: Mijn werk, Zonder punten en Zonder criteria, elk met het aantal open items dat erbij hoort. Ze werken samen als "en".
• Punten voorstellen (bij open items zonder punten): een voorstel uit vergelijkbare items in dit project die klaar zijn, de mediaan van hun punten, met die items als reden. Het is geen schatting door een model en kost niets. Er verandert niets tot je een voorstel zelf overneemt; zonder vergelijkbaar werk zegt het dat, en gokt het niet.
• Snel een item maken kan onderaan de backlog: typ een titel en druk op Enter. De schatting vul je in de lijst in.
• Per sprint staan de punten tegen de capaciteit van het team (uit uren per week en afwezigheid, zie hieronder). Boven de capaciteit zegt de kop het in woorden. Is de capaciteit onbekend, dan staat er "capaciteit onbekend", nooit een nul; en zonder punten bij sommige items staat erbij hoeveel, want dan is het totaal een minimum.
• Nieuwe sprint staat bovenaan de lijst. Het doel is verplicht: een zin over wat klaar is. Begin en einde zijn voorgevuld uit het ritme van het team en je kunt ze aanpassen. Een sprint zonder doel wordt niet gemaakt, en sprints van een team overlappen niet.

Backlog en epics

De backlog is alles wat niet af is en in geen sprint staat, van belangrijk naar minder belangrijk. Boven is belangrijker, en die volgorde geldt ook in de sprint.

• Punten zijn 1, 2, 3, 5, 8, 13 of 21. Een item zonder schatting staat er wel, maar kan niet in een sprint. Boven de 8 vragen we het te splitsen.
• Verplaatsen doe je met slepen of met het menu van de rij: naar boven, een plek omhoog of omlaag, en naar een sprint.
• Een epic bundelt items rond een doel van de klant, met een kleur en zijn voortgang in punten. Een epic rondt pas af als zijn items klaar zijn. Epics maak en rond je af onder Epics beheren in het paneel links.

Sprints

Een sprint heeft een nummer, een doel in een zin, een begin en een einde. Sprints overlappen niet, er loopt er hoogstens een per project, en er staan er hoogstens twintig gepland.

• Starten kan pas met een doel en minstens een item. Op de pagina van een geplande sprint staat het formulier Sprint starten: het doel en de datums (die je daar nog kunt aanpassen), en erboven een waarschuwing als items nog niet klaar zijn voor de sprint. Op dat moment staan de punten vast voor de burndown. Een sprint die al loopt of die een andere sprint raakt, start niet.
• Klaar voor de sprint is een afspraak van het team (zie hieronder). De waarschuwing telt de items zonder punten, zonder acceptatiecriteria of zonder eigenaar (een mens of een agent) en laat er hoogstens vijftig zien, met erbij hoeveel er meer zijn. Het is een waarschuwing: starten kan.
• Erbij gekomen: wat je na de start toevoegt, telt in de burndown apart, zodat het team niet trager lijkt dan het is. Wat je eruit haalt, blijft zichtbaar als weggehaald en telt niet als klaar.
• Afsluiten gaat in drie stappen. Terugblik: de punten die klaar zijn tegenover wat bij de start gepland was, het aantal klare en open items, en de Definition of Done van het team als herinnering. Open items: per open item kies je Backlog, Volgende sprint of Laten staan; zonder eigen keuze volgt een item de standaard (de volgende sprint als die er is, anders de backlog) en met Alles naar de backlog zet je het in een klik allemaal terug. Bij meer dan tweehonderd open items staan de eerste tweehonderd in de lijst en volgen de rest de standaard; het scherm zegt dat. Bevestigen: een overzicht van wat waarheen gaat, en pas bij de knop Sprint afsluiten verandert er iets, alles in een keer: lukt het niet, dan blijft de sprint lopen en verschuift er niets. Daarna staat het resultaat er met een link naar de retro. Laten staan zet het item terug in de backlog met de markering Liet je staan (en een filter met die naam); de afgeronde sprint bewaart dat het niet klaar was en telt het later niet meer mee. Een klaar item met een open criterium telt als klaar en wordt genoemd.

Afspraken van het team

Op het tabblad Team staat Afspraken van het team (instellen vraagt het recht om te beheren, lezen mag iedereen die de sprints ziet):

• Klaar voor de sprint: welke regels waarschuwen bij het starten: elk item heeft punten, acceptatiecriteria en een eigenaar. Standaard staan alle drie aan.
• Definition of Done: korte punten voor het hele team (hoogstens twaalf van 120 tekens, een per regel), bijvoorbeeld Getest of Gedocumenteerd. Ze staan als afvinklijstje bij het afsluiten van een sprint. Het is een herinnering: er wordt niets opgeslagen en niets geblokkeerd.

Sprintplanning en capaciteit

Op de pagina van een sprint staat de backlog naast de sprint. Per teamlid vult een balk met punten tegen zijn capaciteit:

• Capaciteit is uren per week keer het aantal weken, min vrije dagen, keer 75 procent focus, gedeeld door 4 uur per punt. Een vrije dag is een hele werkdag; weekenden tellen niet.
• Onbekend is onbekend. Iemand zonder uren heeft geen capaciteit van nul maar een onbekende, en dan is ook de capaciteit van het team onbekend. Onbekend telt als vol.
• Over de grens kan, maar de balk en de tekst zeggen het, met van wie het is. Het is een waarschuwing, geen slot.
• Agents tellen niet mee. Werk van de ploeg staat in de sprint en telt mee voor het doel, maar niet voor de balken van mensen.

Uren, rol en afwezigheid zet een beheerder bij Team. Bij afwezigheid bewaren we alleen van en tot, nooit een reden of een soort: dat iemand ziek is, is een gezondheidsgegeven en hoort niet in Planning.

Acceptatiecriteria

Op de pagina van een item staan de acceptatiecriteria: controleerbare zinnen, bij voorkeur als Gegeven, Als, Dan. Hoogstens dertig per item, elk tot 500 tekens. De teller staat ook in de lijsten (2/4).

• Een criterium toevoegen of weghalen geeft het item een nieuwe versie: een agent die tegen de oude versie bouwde, levert niet op. Afvinken doet dat niet.
• Klaar met open criteria vraagt een bevestiging. Zet je zo'n item op het bord naar Klaar, dan kom je op de pagina van het item en kies je daar Toch klaar.

Voorstel van de regisseur in een item

In een item staat het blok Voorstel van de regisseur zodra er een voorstel is. Een voorstel is een tekst of een waarde voor een onderdeel van het item: een nieuwe beschrijving, acceptatiecriteria (hoogstens tien, elk een controleerbare zin) of punten. De regisseur doet het voorstel, of een rekenregel: Stel punten voor neemt de mediaan van vergelijkbare items die klaar zijn en noemt die items als reden. Zonder vergelijkbaar werk komt er geen voorstel: dan vul je de punten zelf in.

• Een voorstel verandert nooit zelf iets. Jij kiest per voorstel: Accepteren neemt het over, Aanpassen laat je eerst de tekst of de punten bewerken, Negeren sluit het zonder gevolgen. Over een voorstel beslis je een keer.
• Controleer het. Een tekst van de regisseur is door een model gemaakt en kan fout of onvolledig zijn. Hij staat als platte tekst met zijn reden erbij. Lees hem na voor je hem overneemt; een goed lijkend voorstel is geen bewijs dat het klopt.
• Het voorstel kan het risico, de eigenaar en de sprint van het item niet zetten. Verandert de beschrijving door een voorstel dat je overneemt, dan geldt de gewone regel: het risico dat een mens eerder zette vervalt, en je zet het opnieuw.
• Is de titel of de beschrijving veranderd sinds het voorstel, dan past een voorstel voor de beschrijving of de criteria niet meer en vraag je een nieuw voorstel. Per item en per dag zijn er hoogstens zes voorstellen.
• In de geschiedenis van het item staat wie een voorstel overnam of negeerde, zonder de tekst.
• Een voorstel is platte tekst: links, afbeeldingen en adressen met een schema (zoals https://) worden niet geaccepteerd. Een voorstel past ook niet meer op een item dat intussen af is of in een gearchiveerd project staat.

Testplan bij een item

In een item staat het blok Testplan: de stappen waarmee je controleert dat het werk klopt. Elke stap heeft wat je doet, wat je verwacht en een resultaat: open, geslaagd of mislukt (met een korte opmerking, bijvoorbeeld wat er misging). Bij een resultaat staat wie het zette en wanneer. Een testplan heeft hoogstens vijftig stappen. Boven de stappen staat hoeveel er geslaagd zijn ("3 van 5 geslaagd"); dat is ook wat het testrapport later toont.

• Een testplan is intern. Het staat alleen bij het item. Een klant die meekijkt, reageert of een link opent, ziet nooit een stap of een resultaat, ook niet als je het item deelt.
• Maak een testplan uit de criteria doet een voorstel met een regel, zonder model en zonder kosten: een stap per acceptatiecriterium, "Controleer" met het criterium erachter, en het criterium zelf als verwacht resultaat. Jij accepteert of negeert; pas na accepteren staan de stappen er. Een criterium dat al een stap heeft komt er niet nog een keer bij, en een criterium met een link of opmaakcode wordt overgeslagen en genoemd. Zijn de criteria intussen veranderd, dan past het voorstel niet meer en vraag je een nieuw. Er staat per item een voorstel open.
• Een resultaat is een besluit. Een stap met een resultaat zet je eerst weer open voor je een ander resultaat kiest; zo overschrijven twee mensen elkaar niet stil. Wijzig je de tekst van een stap, dan staat het resultaat weer op open, want de stap is niet meer wat je testte.
• Stappen beheren kan zolang het item niet af is: toevoegen, wijzigen, omhoog of omlaag zetten en weghalen. Op een item dat af is kun je nog wel resultaten zetten. In een gearchiveerd project verandert niets meer.
• Een stap is platte tekst: links en opmaakcode worden niet geaccepteerd. In de geschiedenis van het item staat wie iets deed, zonder de tekst.
• Wat er nog niet is: een testrapport met pdf in de huisstijl van je klant. Dat komt later; het testplan is de inhoud ervan.

Burndown

De burndown toont per werkdag hoeveel punten er over zijn. De streepjeslijn is waar je zou moeten zijn, de volle lijn waar je bent, en wat erbij kwam staat als een stippelstreep met het aantal. Elk punt is met het toetsenbord te bereiken, en met Toon als tabel zie je dezelfde cijfers als tabel.

De grafiek leest een dagstand die bij elke wijziging wordt vastgelegd, niet het bord van nu. Hij zegt iets over het werk, niet over wie het deed.

Retro

Na afronden opent de retro met drie kolommen: Ging goed, Kan beter en Acties.

• Anoniem staat standaard aan. Een anonieme kaart bewaart geen schrijver: dat is geen weergave, de schrijver wordt niet opgeslagen.
• Drie stemmen per persoon per retro. Je ziet hoeveel stemmen een kaart heeft, niet van wie.
• Een actie krijgt een eigenaar en wordt met Maak item een item bovenaan de backlog, met het label retro. Een actie zonder eigenaar is een wens en wordt geen item.

Vooruit plannen

Bij Vooruit plannen verdeelt de Planner de backlog over de komende geplande sprints (een tot tien). Het is een voorstel: er verandert niets tot jij het overneemt, helemaal of per item. Bij elke plek staat waarom: de plek in de backlog, hoeveel ruimte er overblijft, een deadline. Wat niet past blijft in de backlog met de reden: geen schatting, geen criteria, te groot, geen sprint op tijd voor de deadline, of een onbekende capaciteit. Overnemen rekent het voorstel opnieuw uit, zodat het niet tegen een oude stand werkt. Hetzelfde voorstel is via onze MCP te lezen (planning_sprints_vooruit_plannen), alleen lezen.

Een sprint laten voorstellen

Op de Backlog staat Stel een sprint voor. Kies een geplande sprint en het voorstel verschijnt: items uit de backlog, gekozen op deadline (een deadline in de sprint of al voorbij gaat voor), dan prioriteit, dan risico en daarna de plek in de backlog, zolang ze passen in wat het team kan dragen. Bij elk item staat waarom. Je ziet de som, de ruimte die overblijft, wat niet past en wat eerst een schatting nodig heeft. Haal een vinkje weg om een item uit te sluiten en bevestig: pas dan komen de items in de sprint, en elk item is los terug te zetten.

Het is een voorstel op basis van punten en bezetting, geen voorspelling. De capaciteit komt uit de uren per week van de teamleden, min afwezigheid, met 75 procent focus en 4 uur per punt. Heeft een teamlid geen uren ingevuld, of is er geen team, dan is de capaciteit onbekend en wordt er niets voorgesteld: onbekend telt nooit als genoeg. Items zonder punten tellen niet mee en worden niet voor je geschat. Impact en velocity wegen nog niet mee. Bij het bevestigen rekent de server het voorstel opnieuw uit; alleen items uit dat voorstel gaan mee. Hetzelfde voorstel is via onze MCP te lezen (planning_sprintvoorstel), alleen lezen.

De ploeg in het team

Bij Team staan ook de agents. Ze kunnen een item krijgen, maar hebben geen capaciteit: ze hebben een grens per project.

• Hoeveel tegelijk: bij vol krijgt de agent geen nieuw item.
• Gepauzeerd: de agent pakt niets nieuws op, ook niet wat al bij hem klaarlag.
• Risico: met een regel gaat alleen een item met een risico van een mens, hoogstens het hoogste niveau van die regel (R1 of R2), naar die agent. Een item zonder risico of met R3 nooit. Zet je later een hoger risico, dan pakt de agent het niet meer op.
• Kosten: een maandplafond per agent, vooraf getoetst, en de kosten deze maand. Uitgesloten labels, een verplicht criterium en meer staan in De ploeg, releasenotes en recepten.
• Met Neem terug haal je een item weg bij de ploeg.

Wie mag wat

Iedereen in de werkruimte (behalve een klant als gast) ziet de sprints. Plannen, schatten, criteria, starten, afronden en de retro vragen het recht om te plannen. Uren, afwezigheid en de grens van een agent vragen het recht om te beheren. Een item aan de ploeg geven of terugnemen vraagt het recht op de ploeg.

Via MCP en de regisseur

Voor een project met sprints zijn er tools voor wat je in het scherm doet (recht planning.plannen, tenzij anders gezegd):

• Lezen: planning_backlog_lezen, planning_sprints_lezen (met een sprintnummer ook de items), planning_teams_lezen, planning_teamafspraken_lezen (klaar voor de sprint en de Definition of Done) en planning_recepten_lezen.
• Plannen: planning_sprint_plannen, planning_sprint_starten en planning_sprint_afronden (wat onaf is gaat terug of door, per item te kiezen met keuzes, alles of niets; laten staan kan alleen een mens in het scherm; niets verdwijnt). planning_items_verplaatsen zet items in een sprint of terug naar de backlog; een item zonder schatting kan niet mee.
• Team (planning.beheren): planning_team_maken en planning_team_wijzigen zetten leden met uren per week en een rol. De regels per agent (plafond, risico, WIP) zet alleen een mens in het scherm.
• Recepten: planning_recept_schakelen zet een recept uit. Aanzetten doet alleen een mens: een recept is een blijvende regel.

Een taak aan de ploeg geven en een project archiveren zijn voorstellen die een mens met het recht op de ploeg of een planner tekent. Titels staan onder onvertrouwd.

• Voorstellen voor een item: planning_voorstellen_lezen, planning_voorstel_maken (bewaart een voorstel, het item verandert niet) en planning_voorstel_beslissen (accepteren vraagt een handtekening onder Goedkeuringen, ook bij een automatische stand; negeren sluit het voorstel).
• Testplan van een item: planning_testplan_lezen, planning_testplan_zetten (maakt of wijzigt stappen, alles of niets; haalt niets weg en zet geen resultaat) en planning_teststap_resultaat (zet het resultaat van een stap; jouw sleutel staat erbij als degene die het zette). Het testplan is intern.