Planning Studio

Met Planning Studio leg je vast wie wat doet en wanneer. Je werkt met projecten, elk met een eigen bord, en met een agenda voor afspraken. Alles hangt aan een klant, of is Intern: eigen werk zonder klant.

Je vindt de studio onder Planning Studio in de linkerbalk. De module staat per werkruimte aan of uit. Wie alleen mag meekijken (de rol lezer) ziet alles en verandert niets. Een klant die als gast in de werkruimte is, ziet Planning niet.

De rol buitendienst is voor een monteur of een andere medewerker die buiten werkt. Hij ziet alleen zijn eigen route en opdrachten (onder Op pad) en niets van het bord, de agenda of de klussen van collega's. Hij geeft zijn werkdagen, uren en afwezigheid zelf op als voorstel; een planner keurt dat goed of af, en pas daarna telt het mee in de bezetting. Afwezigheid heeft geen reden: dat is een gezondheidsgegeven en dat leggen we niet vast. De schermen om op te geven en goed te keuren volgen; de rol en de regels staan er al.

Projecten en borden

Een project heeft een naam, een sleutel (zoals KAL) en hoort bij een klant of is Intern. Een bord heeft kolommen, standaard Te doen, Bezig, Review en Klaar. Elk item draagt de sleutel van zijn project, bijvoorbeeld KAL-12.

• Een compacte kaart toont het soort (taak, verhaal of bug, met een pictogram en een naam), de sleutel, de titel op twee regels, hoogstens twee labels en dan een telling erbij, de punten, het risico, de deadline (staat hij voorbij, dan is hij rood en staat er het woord te laat), wie het doet (een mens met foto, de ploeg of een lege stippellijn) en tellertjes voor criteria, reacties en branches of pull requests. Een kleurbalk links hoort bij de epic.
• Een kolom toont zijn aantal, zijn punten en een zachte limiet: boven de limiet kleurt de teller en staat er een zin, maar er wordt niets geweigerd. Een kolom met veel kaarten toont er eerst tachtig en laat je er meer bij halen.
• Een item verplaatsen kan op vier manieren: slepen met de muis, het handvat op een telefoon, het toetsenbord (Spatie pakt de kaart op, de pijlen kiezen een kolom en een plek, Spatie zet neer, Escape zet terug; Alt met een pijl verplaatst in één keer) en het menu op de kaart, Verplaats naar. Elke verplaatsing wordt voorgelezen. De kaart staat direct op zijn plek; zegt de server nee, dan gaat hij terug en staat er waarom.
• Zoeken en filteren doe je boven het bord: zoeken op titel, sleutel of label, Alleen mijn items, een filter per eigenaar (de gezichten), per label, per epic en Te laat. Staat er een filter aan, dan zegt het scherm hoeveel van het totaal je ziet en kun je ze met een klik wissen.
• Groeperen op eigenaar of epic zet het bord in banen met een inklapbare kop. Binnen een baan kun je slepen; een kaart naar een andere baan zetten doe je in de lade, door de eigenaar of epic te wijzigen.
• De sprintkop boven het bord van een project met sprints toont de lopende sprint: doel, datums, punten klaar van het totaal, de werkdagen die nog resten en een kleine burndown. Het bord toont dan alleen de items van die sprint; met Hele bord zie je alles.
• Snel een item maken kan onderaan elke kolom met + Item: typ een titel en druk op Enter, het veld blijft open voor het volgende.
• Het hele item opent aan de rechterkant in een lade, zonder het bord te verlaten. Het adres krijgt ?item=KAL-12, dus delen werkt en de terugknop sluit de lade. Zie Een item in detail.
• Een kolom met de statuscategorie Klaar sluit het item af.
• Een statuscategorie per kolom: Te doen (grijs), Bezig (blauw), Review (oranje) of Klaar (groen), zoals in Jira. De categorie bepaalt de kleur van de status op de kaart, in de lade, op de itempagina en in de backlog, en of een item in die kolom als af telt. De kleur staat nooit alleen: de kolomkop heeft een eigen pictogram per categorie en elke status noemt zijn naam.
• Kolommen beheren vanuit het bord (een beheerder): Kolom voegt een kolom toe (naam, statuscategorie, WIP-limiet) vóór de kolom die werk afsluit. Het menu bij de kolomnaam bewerkt de kolom, zet hem een plek naar links of rechts en verwijdert hem. Kolommen ordenen laat je de volgorde slepen (of met de pijltjes, of Alt met een pijl) en bewaren. Een kolom verwijderen met items vraagt eerst naar welke kolom ze verhuizen; er verdwijnt nooit een item, en een bord houdt minstens één kolom. Verhuizen naar of uit een kolom die werk afsluit zet het item op af of weer open, en het spoor noemt elk verhuisd item. Een bord heeft hoogstens 50 kolommen.
• Een bordsjabloon kies je bij het maken van een project of team: Scrum (Te doen, Bezig, Review, Klaar), Kanban (met een Backlog erbij) of Eenvoudig (Te doen en Klaar). Je past de kolommen daarna op het bord aan.
• De tabbalk van een project met sprints (Backlog, Sprints, Vooruit plannen, Team, Standup, Rapporten, Releasenotes, Automations en Bord) werkt op elke breedte: past hij niet, dan schuift hij opzij met vervagende randen, staat de tab van de pagina waar je bent in beeld, en opent Meer alle tabs in een menu. Pijl links en rechts, Home en End lopen langs de tabs.
• Een beheerder maakt projecten, past kolommen en limieten aan en archiveert een project.

Een item in detail

Een item opent standaard in een venster over het bord, met vorige en volgende (ook met de toetsen J en K, behalve als je in een veld typt), een vaste voetbalk met Verwijderen en Afronden, volledig scherm en op een telefoon het hele scherm. Wie het bord naast het item wil zien, kiest Als zijlade openen; die keuze is per gebruiker. Daarnaast heeft een item een eigen pagina (Openen op volledige pagina). Venster, lade en pagina tonen dezelfde onderdelen. Afronden zet het item in de eerste kolom die werk afsluit; staan er open criteria, dan vraagt het scherm eerst een bevestiging.

• Titel en beschrijving bewerk je met een klik; Enter of wegklikken bewaart, Escape zet terug. De beschrijving heeft opmaak: zie Beschrijving met opmaak hieronder.
• Details in groepen met een pictogram per veld: Wie (klant, eigenaar, de ploeg, het contact naar de klant en buddies), Hoe dringend (status, prioriteit, risico en punten), Wanneer (sprint en deadline), en daaronder epic, soort, labels en kijkers. Elke wijziging staat direct op het scherm en wordt bewaard. Het risico zet alleen een mens met het recht op de ploeg; wie dat niet heeft ziet het alleen. Een item bij de ploeg neemt alleen zo iemand terug.
• Prioriteit is laag, normaal (standaard), hoog of spoed. Het is een mening over urgentie en staat los van het risico: een hogere prioriteit geeft een agent nooit toestemming. Op de kaart en in de lijst van de backlog staat een klein vlagteken met het woord (Laag, Hoog of Spoed; Normaal is de standaard en blijft leeg), in een smalle lijst alleen de vlag met het woord bij het aanwijzen. In de backlog laat de chip Hoog en spoed alleen open items met prioriteit hoog of spoed zien, met het aantal erop; samen met andere filters telt het als en. Een andere prioriteit telt voor kijkers ook als een wijziging.
• Zet in agenda staat onder de deadline (alleen als er een deadline is en je mag plannen). De knop opent het formulier Nieuwe afspraak van de Agenda op de dag van de deadline, met dit item al gekozen; je kiest persoon en tijd en slaat zelf op. Er wordt niets gemaakt tot jij opslaat, en het bericht aan een klant ondertekent nog steeds een mens.
• Contact naar de klant is een persoon uit Relaties die bij de klant van het project hoort, geen losse tekst. Je kiest alleen als je Relaties mag lezen; een project zonder klant heeft geen contact.
• Buddies zijn collega's die meewerken aan het item (een lid van de werkruimte, hoogstens 20). Anders dan een kijker werkt een buddy mee.
• Laat de ploeg dit doen geeft het item aan een agent (met het recht op de ploeg), ook vanuit het venster en de lade. Het risico blijft van een mens.
• Punten kies je uit een keuzelijst: 1, 2, 3, 5, 8, 13 of 21 (of geen schatting). Boven de 8 vraagt het scherm het item te splitsen. Je kiest ze ook in de lade en in de backlog.
• Acceptatiecriteria staan direct onder de beschrijving, bovenaan het item. Je vinkt ze af in een lijst, met een telling en een balk. Een item met open criteria naar Klaar zetten vraagt eerst een bevestiging.
• Subtaken: een item verdeel je in kleine stappen. Een subtaak is een eigen item met een eigen sleutel (KAL-31), status en eigenaar; je maakt hem inline in de lade, vinkt hem af (hij gaat naar de eerste kolom die werk afsluit; heeft hij nog open criteria, dan vraagt het scherm eerst een bevestiging, net als op het bord) en opent hem in de lade, waar het hoofditem boven de titel staat. De voortgang telt de afgeronde subtaken, en de kaart op het bord toont 2/5. Een subtaak staat zelf niet op het bord of in de backlog en gaat niet apart in een sprint: hij gaat mee met zijn hoofditem. Een subtaak heeft zelf geen subtaken (een niveau diep) en een item heeft er hoogstens 50. Haal je het hoofditem weg, dan blijft de subtaak als gewoon item staan.
• Kijkers: wie meekijkt met een item zonder eigenaar te zijn. Je zet jezelf op Ik kijk mee of voegt een collega toe; elke kijker is een gebruiker van de werkruimte met zijn avatar. Hoogstens 50 per item. Een kijker krijgt een melding in de bel (soort Een item dat je volgt is bijgewerkt) bij een wijziging, een reactie of een verplaatsing naar een andere kolom, met het itemnummer en de titel maar zonder de tekst van de reactie. Niet als je het zelf deed, niet als je geen lid meer bent, en nooit per mail of push. Wijzigt een item vaak, dan telt het op in één melding per tien minuten. Wil je het niet, zet de soort uit onder Meldingen.
• Avatars tonen een foto of de initialen op een vaste kleur uit de naam (zonder naam de gebruikersnaam), op het bord, in de backlog, de lade en de filters.
• Activiteit heeft de tabs Gesprek, Geschiedenis en Werk. In het Gesprek staan de reacties met kaarten voor wat er in de code gebeurde (goedgekeurd, wijzigingen gevraagd, samengevoegd, commits), op tijd; de Geschiedenis zet alles per dag. Een kaart verschijnt alleen als de GitHub-gegevens het weten: wie het deed en "op test gezet" staan er nog niet. Relaties leg je tussen twee items van je werkruimte, ook uit een ander project: blokkeert, hoort bij of duplicaat van (aan de andere kant staat het omgekeerde woord). Een blokkade die nog niet klaar is waarschuwt bij Afronden maar houdt je nooit tegen. Reacties plaats je met Ctrl+Enter of de knop; de ploeg laat er ook via de MCP achter. De Historie zegt wie wat deed (verplaatst, punten gezet, een epic gekozen) zonder ooit de tekst van een titel of beschrijving over te nemen. Werk toont uren en de branches en pull requests bij het item.
• Gelijktijdig wijzigen: werkt iemand anders tegelijk aan hetzelfde item, dan schrijft jouw wijziging niets weg dat hij net deed. Je krijgt een melding en met Opnieuw laden zie je de stand van nu.
• Kopieer link en Verwijderen (met een bevestiging; alleen een beheerder, en een item met uren of een factuurvoorstel blijft staan) staan in de lade. Op een telefoon vult de lade het scherm en staan de details bovenaan.
• Op de eigen pagina staan rechts onder de details ook het werk van de ploeg, de branches en pull requests (met samenvoegen voorstellen) en de afspraken.
• Wie kijkt er mee: staat er iemand anders van je werkruimte op hetzelfde item of hetzelfde bord, dan zie je rechtsboven zijn gezichtje. Beweeg erover voor de naam en of hij meekijkt of bewerkt. Een gezichtje is gedempt met een lege ring als iemand 90 seconden niets doet en verdwijnt als zijn tabblad dicht gaat of 30 seconden niets laat horen. Een medewerker van je bureau staat erbij met het streepje en het woord Bureau, en een platformbeheerder die bewust meekijkt staat er zolang de pagina open staat als een schild met het label Platform, de stand en de reden, zonder naam of foto; de balk bovenaan blijft de plek waar je dat altijd ziet. Je kunt dit niet uitzetten. Er wordt niets bewaard: geen geschiedenis, alleen wie er nu is. Je ziet alleen mensen die dezelfde pagina mogen zien.

Bijlagen bij een item

Bij een item kun je bestanden bewaren: een schermafbeelding van een fout, een pdf met een briefing, een csv met cijfers. Ze staan in de tab Bijlagen van de lade en van de pagina van het item.

• Toevoegen: kies bestanden, sleep ze naar het vak, of plak een afbeelding uit je klembord (Ctrl+V of Cmd+V). Elk bestand krijgt een eigen regel met voortgang; een bestand dat niet mag, staat er met de reden bij en de rest gaat door.
• Wat mag: png, jpeg, webp en gif, pdf, tekstbestanden en csv. Het type volgt uit wat er in het bestand zit en niet uit de naam: een bestand dat zich anders voordoet dan het is (een html-pagina met de naam .png), wordt geweigerd. Svg, html, scripts, programma's, zip en office-bestanden worden niet aangenomen.
• Hoeveel: hoogstens 25 bijlagen per item, 10 MB per bijlage, 100 MB per item en 512 MB per werkruimte. Zit je aan een grens, dan zegt het scherm welke, en haal je eerst een bijlage weg. Bijlagen staan in dezelfde opslag als je andere bestanden (afbeeldingen in de beveiligde opslag in de EU) en tellen mee in de opslagruimte van je pakket: is die vol, dan wordt een nieuwe bijlage niet aangenomen. Dezelfde bestanden bij meerdere items nemen maar één keer ruimte in.
• Veilig: een afbeelding wordt bij het toevoegen opnieuw opgebouwd. Een locatie of cameragegevens in een foto (exif) gaan niet mee, en afbeeldingen zijn hoogstens 5120 pixels aan de langste kant. Een pdf wordt gecontroleerd in een afgesloten omgeving en een pdf met script, een startactie of een ingesloten bestand wordt niet bewaard. Kan de controle niet draaien, dan wordt een pdf niet bewaard. Een bestandsnaam wordt schoongemaakt.
• Een csv of tekstbestand blijft zoals het is. Wij veranderen er niets in. Een spreadsheetprogramma kan een cel die met een gelijkteken begint als formule uitvoeren; open een csv van iemand anders dus met zorg.
• Bekijken: een afbeelding opent in een groot venster waarin je met de pijltjestoetsen bladert (Escape sluit). Alles anders downloadt, en elke bijlage heeft een knop om te downloaden en om de link te kopiëren. Een link werkt alleen voor wie in de werkruimte met Planning mag werken: er bestaat geen openbare link.
• Verwijderen vraagt een bevestiging en haalt het bestand echt weg (ook uit de opslag, zodra geen ander item hetzelfde bestand nog heeft). Bijlagen zitten in de export van je werkruimte, in de map bijlagen/. Een item verwijderen haalt ook zijn bijlagen weg. Toevoegen en verwijderen mag wie mag plannen; lezen mag iedereen die het item ziet.
• In een proef (zonder machtiging) zie je afbeeldingen met watermerk en in lage resolutie en kun je pdf's, tekst en csv niet downloaden; dat komt met de machtiging.

Beschrijving met opmaak

De beschrijving van een item heeft een echte editor. Klik op Wijzig de beschrijving en je krijgt een werkbalk met koppen (groot en klein), vet, cursief, doorhalen, code, lijsten met punten of nummers, een takenlijst die je kunt afvinken, een citaat, een codeblok, een scheidingslijn, een link en (zodra bijlagen er zijn) een afbeelding, plus ongedaan maken en opnieuw.

• Toetsenbord: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+K voor een link, Tab en Shift+Tab om een lijstpunt dieper of ondieper te zetten, en je typt ## , - , 1. , [ ] of > aan het begin van een regel voor een kop, lijst, taak of citaat. Ctrl+Enter bewaart, Escape annuleert, en met Alt+F10 ga je naar de werkbalk (daar lopen de pijltjes door de knoppen). Op een telefoon scrolt de werkbalk opzij.
• Links mogen naar https: en mailto:; een ander adres wordt geweigerd. Afbeeldingen komen alleen uit de bijlagen van Planning, nooit van een andere site.
• Wat je opslaat is gewone tekst (Markdown): agents en de MCP lezen hem zoals hij er staat, en een oude beschrijving zonder opmaak blijft precies zoals ze was. Tekst die buiten de opmaak valt, zoals HTML, wordt als tekst getoond en nooit uitgevoerd; onzichtbare tekens gaan eruit. Een beschrijving is hoogstens 20.000 tekens.
• Wie een item alleen mag lezen, ziet dezelfde opmaak, zonder dat de editor laadt.

De klantkaart

Bij een klant zie je in een eenvoudige vorm wie het is, hoe je hem bereikt, welke projecten en welk werk er hangen, de komende afspraken en de laatste gebeurtenissen. Vanaf de kaart maak je een klus (die komt in het project Klussen van die klant, dat zo nodig wordt gemaakt) of een nieuw project. De kaart hoort bij de kern van elke werkruimte: je hebt er het product Relaties niet voor nodig. Dat voegt deals, opvolging en het klantportaal toe.

De agenda

De agenda is een sleepbord met drie weergaven: dag, week en maand. In de week heeft elke persoon een baan met de afspraken per dag. Een persoon is een collega met een account of iemand zonder account, zoals een monteur: die heeft alleen een naam.

• Een afspraak heeft een titel, een begin en een einde, wie het doet, en eventueel een klant, een contactpersoon, een adres en een item. De tijden lees je in de tijdzone van de werkruimte.
• Een dubbele boeking waarschuwt en blokkeert niet. Twee afspraken van een persoon op hetzelfde moment krijgen een melding en het label Dubbel geboekt. Tegen elkaar aan is geen overlap.
• Slepen naar een andere dag, een andere persoon of (in de dag) een andere tijd verplaatst een afspraak. Met het toetsenbord kan het ook: Alt met de pijltjes verplaatst een afspraak een dag of naar de volgende persoon, in de dag een kwartier. Op een telefoon open je de afspraak en kies je Verplaatsen. Ongedaan maken kan met de knop boven het bord, in de melding na het verplaatsen of met Ctrl+Z.
• De bezetting per persoon per dag staat boven elke cel: hoeveel uur iemand die dag bezet is tegen zijn uren per dag, bijvoorbeeld 2u45 van 8u. Afspraken in Denkploeg en bezette tijd in zijn Google-agenda tellen samen, overlap een keer. Boven 85 procent is de dag vol, boven 100 procent overboekt. Heeft iemand geen gekoppelde Google-agenda of geen uren per dag, of lukt het lezen niet, dan staat er onbekend en nooit vrij. Is iemand die dag afwezig (dat zet een beheerder bij Team van een project met sprints), dan staat er afwezig, niet vrij, en zonder reden. De uren per dag zet een beheerder bij Mensen en agenda-links; nieuwe mensen beginnen met 8 uur.
• Google Agenda verbinden kan bovenaan de agenda, in het blok Google Agenda. Het blok zegt of Google Agenda verbonden is, of de toestemming verlopen is of er rechten ontbreken, en heeft de knop Verbind Google Agenda (of Opnieuw verbinden) voor wie sleutels en koppelingen beheert; anderen zien de stand en de zin dat een beheerder het moet doen. Denkploeg leest daarmee alleen of iemand vrij of bezet is, nooit waarom, en zet een afspraak pas in Google nadat de planner dat bevestigt. Je komt na het verbinden terug op de agenda. Intrekken kan onder Koppelingen. Staat er al een toestemming, dan vraagt opnieuw verbinden de code uit je authenticator-app.
• Signalen boven het bord: hoeveel afspraken dubbel geboekt zijn, hoeveel dagen overboekt, en van wie de agenda niet gekoppeld is. Een dubbel geboekte afspraak heeft een rode rand. Het bord waarschuwt en blokkeert niet.
• Nog in te plannen toont open klussen zonder afspraak. Met Plan in maak je er een afspraak van, met de klus en de klant al ingevuld.
• Bezet lezen uit Google: bij een persoon kun je een Google-agenda-adres zetten. We lezen dan alleen wanneer die agenda bezet is, nooit waarom, en alleen om te waarschuwen. Staat er geen verbinding met Google, dan is er een testagenda en het scherm zegt dat. Kan een agenda niet gelezen worden, dan staat er niet vrij maar: we konden het niet lezen.

Terugkerende afspraken en tijdvensters

Bij Nieuwe afspraak zoek je direct een klant of klik je op Of kies een klant. Het formulier herlaadt niet. Een andere klant laadt diens contactpersonen en adressen; titel, tijden en interne notitie blijven behouden. Kies een resultaat of wis de zoektekst als de afspraak geen klant heeft. Moet de afspraak ergens anders zijn dan de opgeslagen adressen van de klant, vul dan Ander adres in (straat, nummer, postcode, plaats). Dat adres gaat voor: het staat in agenda, bericht en routelink, en de route zoekt de plek zelf op. Maak het veld leeg en het opgeslagen adres geldt weer. Het werkt ook zonder klant. Een oude contactpersoon of een oud adres gaat nooit mee naar een andere klant.

Tijdvelden hebben een klokknop met dezelfde huisstijlkeuze voor datum en tijd. Je kunt ook blijven typen. Annuleren verandert niets; de gekozen tijd moet binnen de toegestane grenzen passen. Het mailvoorbeeld toont de bestaande mailopmaak en verstuurt niets. Agenda- en routekaarten tonen klant, adres en contact waar daar ruimte voor is; het detail bevat de volledige informatie.

Bij een deelbare routelink blijft het adres zichtbaar om zelf te selecteren. Kan de browser niet rechtstreeks kopiëren, dan probeert de knop een lokale reserve. Mislukken beide, dan zie je de tekst om zelf te kopiëren en verschijnt er geen succesmelding.

Bij een nieuwe afspraak kies je onder Herhalen: elke week, elke 2 weken, elke maand of elk kwartaal. Bij een week kies je de dagen; je zet een einde (na een aantal keer, op een datum, of nooit). Eén zin vat de regel samen, bijvoorbeeld Om de week op dinsdag, 8 keer, en daaronder staan de komende datums.

• Twaalf weken vooruit. Een reeks zonder einde staat steeds twaalf weken vooruit in de agenda en vult elke week aan. Je kunt hem altijd stoppen; de komende afspraken vervallen dan zonder bericht aan de klant.
• Een maandelijkse afspraak op de 31e valt in een korte maand op de laatste dag, en het formulier zegt dat.
• Feestdagen (in een werkruimte in de Nederlandse tijdzone): een afspraak op een feestdag gaat niet vanzelf door. Bij de afspraak kies je overslaan of verplaatsen naar de volgende werkdag; tot dan staat hij er niet in en gaat er geen bericht uit.
• Verplaats je een afspraak uit een reeks, dan vraagt het bord: alleen deze, of deze en alle volgende. Alle volgende schuiven even ver op en gaan naar dezelfde persoon. Een afspraak die je apart verzet of annuleert, blijft zo als de reeks verder wordt aangevuld.
• Grenzen: hoogstens drie lopende reeksen per contactpersoon en tweehonderd per werkruimte, en een klant krijgt hoogstens zes berichten per etmaal, ook als er meer reeksen op dezelfde dag vallen.
• Heeft iemand anders de afspraak intussen gewijzigd, dan verandert verplaatsen of ongedaan maken niets en vraagt het scherm je te verversen.

Onder Wanneer komen jullie kies je een exacte tijd of een tijdvenster, zoals tussen 9 en 12. In het bericht aan de klant staat een venster altijd als tussen 09:00 en 12:00, nooit als een exacte tijd. Het formulier waarschuwt bij een venster korter dan een uur of langer dan vijf uur, en het begin van de afspraak valt altijd binnen het venster. Je ziet in het formulier precies de mail die de klant krijgt.

Agenda in je telefoon

Elke persoon kan een agenda-link maken. Dat is een adres dat je als abonnement in Apple Agenda, Google of Outlook zet. De agenda ververst vanzelf: Apple ongeveer elk kwartier, Google kan tot een halve dag duren.

• Het adres staat één keer op het scherm. Bewaar het meteen.
• Iedereen met het adres ziet de afspraken van die persoon. Deel het niet. Een nieuwe link vervangt de vorige, en intrekken werkt meteen.
• In de agenda staan alleen titel, tijd, plaats en de sleutel van het item. Geen gegevens van de klant en geen notities.

Berichten aan de klant

Kies je bij een afspraak een contactpersoon van de klant met een e-mailadres, dan klaar je een bevestiging en een herinnering een dag van tevoren.

• Alles wat naar een klant gaat loopt door de poort van de ploeg: elk bericht is een actie met risiconiveau 1. Zolang de werkruimte het kanaal Planning niet vanzelf laat lopen, wacht elk bericht onder Te tekenen op een handtekening. Zet je het kanaal aan (Automatisering, stand 1 of hoger), dan gaan ze vanzelf.
• De titel van de afspraak staat in het bericht, de interne notitie nooit. Een tijdvenster staat erin als tussen en; bij een reeks staat de regel in de bevestiging.
• Bij een terugkerende afspraak krijgt de klant één bevestiging, bij de eerste afspraak, en een herinnering voor elke afspraak. Verzet je een afspraak apart, of deze en alle volgende, dan krijgt hij een nieuwe bevestiging.
• Heeft de contactpersoon mail uitgezet, geen e-mailadres, of is er geen contactpersoon, dan gaat er niets en staat de reden bij de afspraak.
• Verzet je de afspraak, dan vervalt een bericht dat nog wachtte voor de oude tijd en komt er een nieuwe bevestiging. Een afspraak van minder dan een dag weg krijgt geen herinnering.
• Annuleren stuurt de klant niets. Een afzegging naar een klant doe je zelf.

Werk aan de ploeg geven

Een item kan bij een mens liggen of bij een agent van de ploeg. De regels staan vast:

• Het risico komt van een mens. Alleen wie het recht op de ploeg heeft (een eigenaar of beheerder) zet het risico van een item en geeft het aan een agent. Tekst in de titel of beschrijving verandert dat nooit: een item kan zichzelf niet een laag risico geven.
• Geen risico betekent: niet oppakken. Een item zonder risico telt als R3, en R3 doet altijd een mens.
• Een agent werkt niet op het item zelf. Het item wordt een werkitem met bron planning en de agent werkt daar. Verander je de titel, de beschrijving of het risico, dan loopt de versie op en levert een agent die nog tegen de oude versie werkte niet op.
• Een mens toewijzen neemt het item terug van de ploeg. Je kunt het ook zelf terugnemen.

Code en GitHub

Je koppelt een of meer repo's van je werkruimte aan een project (Code op het bord). Een branch of pull request die de sleutel van een item draagt, verschijnt dan bij dat item: de branch, de pull request met zijn status, de checks en de review.

• De sleutel vindt het item. Een branch feature/KAL-12-korte-titel (of fix/ of chore/), of een pull request met KAL-12 in de titel, hangt aan dat item. Een sleutel in de tekst van een pull request is alleen een verwijzing. Zonder sleutel hangt er niets aan: we gokken nooit.
• Alleen je eigen repo's. Je kunt alleen repo's koppelen uit de GitHub-organisaties die aan je werkruimte hangen. Een sleutel van een ander project of een andere werkruimte doet niets.
• Statusregels. Per project kies je, aan of uit, wat een gebeurtenis doet: een branch gemaakt, een pull request geopend (bijvoorbeeld naar Review), wijzigingen gevraagd of een pull request samengevoegd (bijvoorbeeld naar Klaar). Een regel verplaatst een item alleen vooruit en zet nooit terug wat een mens verplaatste.
• Maak branch. Op het item. Hij maakt een branch met de sleutel van het item in de naam op de basistak van de repo. Hij loopt langs de poort van de ploeg, zoals alles wat het platform uitgaat: zolang de werkruimte het kanaal GitHub niet vanzelf laat lopen, wacht hij onder Te tekenen. Een bestaande naam is een fout en wordt nooit overschreven.
• Branches maken items. Per gekoppelde repo, standaard uit. Staat het aan, dan wordt een nieuwe branch zonder sleutel van een bestaand item een item in de backlog van dat project, met Uit een branch erbij, risico R3 en zonder eigenaar. Main, master, develop, de basistak, release/ en dependabot/ tellen niet mee, dezelfde branch maakt nooit een tweede item, een verwijderde branch laat het item staan, en meer dan 20 per uur per project worden het niet. De backlog meldt welke nog een schatting of eigenaar missen.
• Tekst uit GitHub is data. Een titel, branchnaam of commitbericht kan een item koppelen en het hooguit een kolom vooruit zetten volgens jouw eigen regel. Het zet nooit een risico, geeft nooit een agent een opdracht en verandert nooit een regel. Pull requests vanaf een fork tellen niet mee.

Het instellen van de webhook aan de kant van GitHub is werk voor de eigenaar van het platform.

Opmerkingen en je eigen client

• Opmerkingen bij een item. Op de pagina van een item zet je een opmerking: wat je deed, wat je vond of waar je op wacht. Een opmerking blijft staan zoals hij is geschreven en verdwijnt alleen met het item. Een opmerking van de ploeg herken je aan het label Ploeg.
• Werken vanuit Claude, Codex of Cursor. Met een sleutel uit Koppelingen, Denkploeg in Claude lees je je borden en taken vanuit je eigen client, maak je een taak, werk je hem bij (titel, beschrijving, labels, deadline, soort, kolom) en zet je er een opmerking bij. Een taak op je eigen bord gaat niet naar buiten, dus dit vraagt geen handtekening; elke wijziging staat in de Historie. Het risico en wie een taak oppakt, zet een mens. Een taak met open criteria zet alleen een mens in het scherm op klaar.

Automations

Bij Automations (onder een project, via de adresbalk of de tab) maak je regels in de vorm Wanneer dit gebeurt, dan doet de regel dit. Je kiest uit lijsten, zonder iets te programmeren.

• Wanneer. Een item gaat naar een kolom, wordt aangemaakt of toegewezen, krijgt een label, de deadline nadert (je kiest hoeveel dagen) of is verstreken, er is een branch gemaakt, een pull request geopend, gemerged of gesloten zonder samenvoegen, er is een review gevraagd, er zijn wijzigingen gevraagd of de pull request is goedgekeurd, de checks zijn geslaagd of mislukt, alle subtaken van een item zijn klaar, of een sprint is gestart of afgerond. Een review telt alleen van iemand met schrijfrecht op de repo; een bot telt niet.
• Dan. Het item naar een kolom verplaatsen, toewijzen aan een persoon, de maker of een agent van de ploeg, een label toevoegen, punten zetten, een subtaak maken (zodra subtaken er zijn), een reactie bij het item zetten, een melding sturen of een nieuw item maken. Een regel heeft een of twee acties in het scherm.
• Alleen voor. Een regel kan beperkt zijn tot een werktype (taak, verhaal of bug), een epic, een label of een eigenaar (een mens of een agent). Staan er meer velden ingevuld, dan moet een item aan alle voldoen; een leeg veld betekent alle items. Verdwijnt de epic waar een regel naar verwijst, dan gaat de regel niet meer af en staat dat bij de regel. Bij een sprint past geen conditie, want daar is geen item.
• Teller. Bij elke regel staat hoe vaak hij is toegepast en wanneer het laatst. De teller telt wat het logboek nog bewaart (90 dagen).
• Aan en uit. Elke regel heeft een schakelaar. Een regel die uit staat doet niets.
• Sjablonen. Vier gewone regels staan met een klik klaar: een branch zet het item op Bezig, een geopende pull request op Review, een gemergede pull request op Klaar, en een verstreken deadline geeft het label te-laat en meldt de toegewezene.
• Logboek. Onder de regels staan de laatste 50 keer dat een regel afging, met de uitkomst (uitgevoerd, overgeslagen, begrensd of mislukt) en de reden. Er staan geen titels of teksten van items in. Het logboek bewaart 90 dagen.

Wat er nog niet is: een chatbericht per project. Een regel stuurt niets naar buiten, ook niet naar een chatkanaal.

Wat een regel nooit doet:

• Een regel zet geen risiconiveau en stuurt niets naar buiten: geen mail, geen chatbericht en geen webhook. Een melding gaat naar iemand in je eigen werkruimte.
• Een item gaat via een regel alleen aan een agent binnen de regels die voor die agent gelden (hoeveel tegelijk, het hoogste risico, uitgesloten labels). Dat kiest alleen een mens met het recht op de ploeg, en dat recht wordt bij elke afvuring opnieuw getoetst. Zonder risico van een mens pakt de agent het item niet op.
• Een regel die een item naar Klaar zet, laat een item met open criteria staan en schrijft in het logboek waarom. Een mens zet het dan zelf op klaar.
• Een regel gebruikt vaste velden. Tekst uit een pull request, een branch of een reactie wordt nooit een label, titel of ander gegeven van een actie.
• Een regel gaat niet af op wat een andere regel deed. Daarnaast stopt een regel die te vaak afgaat (drie keer per minuut op hetzelfde item, dertig keer per minuut, of honderd regels per minuut in de hele werkruimte): het logboek zegt begrensd en de beheerders krijgen een melding.

Regels maken, wijzigen, aan en uit zetten en verwijderen mag iemand met het recht om Planning te beheren. Via MCP kun je de regels lezen (planning_automations_lezen), een bestaande regel aan of uit zetten (planning_automation_aan_uit) en een regel als voorstel klaarleggen (planning_automation_voorstellen). Een voorstel staat uit en doet niets: iemand met het recht om Planning te beheren leest het op de pagina Automations en leest per actie wat het voorstel doet, inclusief de tekst van een reactie, melding of nieuw item, en bevestigt Overnemen en aanzetten (voor een regel die een item aan een agent geeft is ook het recht op de ploeg nodig). Een voorstel kan nooit een item aan een persoon of agent geven en wordt nooit vanzelf aangezet; er staan hoogstens tien voorstellen tegelijk per project. Een regel verwijderen of wijzigen doet alleen een mens in het scherm.

Wat er later komt

Samenvoegen en uitrollen vanuit het bord, de ploeg als teamlid met regels en grenzen, sprints en klantzicht in het klantportaal staan op de planning en zitten er nog niet in.

Google Agenda koppelen

Verbind Google Agenda bij Koppelingen en stel bij de persoon het agenda-adres in. Alleen agenda’s waarvoor dat Google-account toegang heeft zijn bruikbaar. Planning leest uitsluitend bezette blokken. Een beheerder kan bij een geplande afspraak Voorstellen voor Google Agenda kiezen. Daarna bevestigt de planner het voorstel bij Te tekenen, met de vereiste extra code. Het voorstel toont titel, tijd en agenda. Veranderen die gegevens, dan is een nieuw voorstel nodig.

De eerste versie maakt alleen afspraken aan, zonder deelnemers of uitnodigingsmail. Wijzigen en verwijderen worden nog niet gesynchroniseerd. Pushmeldingen signaleren een wijziging; vrije tijden worden opnieuw via freeBusy gelezen. Hiervoor moet de portal via HTTPS bereikbaar zijn. Kan een kanaal niet worden geregistreerd, dan probeert de werker het later opnieuw. Ontkoppelen stopt lokale toegang en trekt de Google-toestemming in.

Bij Zet in je agenda opent een keuzemenu voor Apple Agenda of Outlook via een .ics-bestand, Google Agenda, Outlook.com en Outlook met een werk- of schoolaccount. Alleen openen van het menu voegt nog niets aan een externe agenda toe.

Via MCP en de regisseur

De regisseur en je eigen programma's (Claude Code, Codex) bereiken Planning via de MCP, met een sleutel van je werkruimte. Voor de agenda en projecten zijn dat:

• Afspraken: planning_afspraken_lezen, planning_afspraak_maken, planning_afspraak_wijzigen, planning_afspraak_annuleren en planning_afspraak_afronden (recht planning.plannen). Een afspraak maken of verzetten volgt dezelfde conflictcontrole als de agenda: waarschuwen, niet blokkeren. Herhalende afspraken blijven in het scherm.
• Klantkaart en klussen: planning_klant_lezen en planning_klus_maken. Een klus op een klant zonder klussenproject maakt een project en vraagt planning.beheren.
• Projecten: planning_project_maken (planning.beheren) en planning_project_archiveren, dat een voorstel is.
• Taken: lezen, maken, bijwerken en een opmerking plaatsen, zoals voorheen. Een taak aan de ploeg geven is planning_taak_aan_ploeg_geven: ook een voorstel.
• Het sprintbord: planning_kolom_maken, planning_kolom_wijzigen en planning_kolommen_ordenen (recht planning.beheren, want kolommen bepalen wat klaar betekent; een kolom verwijderen doet een mens), planning_kijkers_lezen en planning_kijker_zetten (een kijker is altijd een lid van de werkruimte; zonder kijker is het de persoon achter de sleutel) en planning_bijlagen_lezen (naam, type en grootte; de bestanden zelf gaan er nooit uit). Een subtaak maak je met planning_taak_maken en ouder; planning_taak_lezen toont ze, met prioriteit, punten, sprint, epic, de buddies en het id van het contact naar de klant. planning_taak_bijwerken zet ook prioriteit, punten, epic (op naam), sprint (op nummer), het contact (een persoon van de klant van het project) en buddies; het risico zet de MCP nooit. Automations lees je met planning_automations_lezen en zet je aan of uit met planning_automation_aan_uit.

Wat een voorstel is. Er verandert niets tot een mens tekent onder Goedkeuringen. Archiveren, een taak aan de ploeg geven en uren beoordelen zijn voorstellen; de uitvoering draait daarna als de mens die tekende, met zijn rechten. Het risico van een taak zet altijd een mens.

Wat een mens tekent. Elk bericht naar een klant: het bevestigen van een afspraak, een annulering, een melding onderweg. Er gaat nooit zelf een bericht uit. Titels, namen en notities komen terug als tekst van mensen onder onvertrouwd: de regisseur leest ze als gegeven, nooit als opdracht.

Rapporten

Op het tabblad Rapporten van een project met sprints staat de velocity: hoeveel punten het team per afgeronde sprint haalde, met het gemiddelde van de laatste drie sprints. Elke sprint heeft een regel met wat er gepland was, wat erbij kwam, wat klaar is en wat er overbleef. Je kiest tussen een grafiek en een tabel. Een cijfer dat we niet hebben, zoals de punten van een sprint van voor de dagstanden, staat als onbekend en nooit als nul. Velocity is een gemiddelde van wat klaar was, geen belofte voor de volgende sprint, en zegt iets over het werk en niet over wie het deed.

Dashboard en retro-overzicht

Het tabblad Dashboard van een team toont de sprint van nu met de voortgang in punten, de backlog (met hoeveel items nog geen punten hebben), de velocity en de open acties uit de retro's. Een actie is open zolang er geen item van is of dat item niet af is. Het tabblad Retro's toont elke retro van het team met het aantal kaarten per kolom en hoeveel acties nog open staan. Kaarten zijn anoniem: er staan alleen aantallen, nooit wie iets schreef.

Retro in fases

Op het retrobord kun je Start retro kiezen. De retro loopt dan in vier stappen die iedereen ziet in een stappenbalk: Schrijven (kaarten van anderen blijven dicht, je ziet alleen hoeveel er per kolom bijkomen), Onthullen (alle kaarten tegelijk open, in een willekeurige volgorde die niets verraadt), Stemmen (drie stemmen per persoon, de tussenstand blijft dicht) en Bespreken (gesorteerd op stemmen, acties worden een item). Wie de retro startte of een beheerder schakelt door; terug kan niet. De pagina ververst zichzelf elke paar seconden, ook bij anderen. Kaarten blijven anoniem en er is geen aanduiding wie aan het typen is. Zonder te starten blijft de retro zoals hij was: alles open.