Bij een afspraak kan de planner een volglink maken. De klant opent die zonder account en ziet uitsluitend de bijbehorende afspraak: titel, datum, lokaal tijdstip of tijdvenster, bezoekadres en een aankomstschatting zodra die bekend is. Een onbekende aankomsttijd blijft onbekend. Dit is geen live locatiekaart van de monteur. Onder Planning, Dagvoorstel, Planningsregels kun je per werkruimte aanzetten dat de voornaam van de monteur op de pagina staat. Standaard staat dit uit, en de achternaam, het adres en een locatie van de monteur staan er nooit.
De klant kan de afspraak bevestigen, een bericht doorgeven, een ander moment aanvragen of melden dat hij niet thuis is. De ontvangstmelding zegt wat er is opgeslagen. Een verzoek verzet of annuleert de afspraak niet automatisch. De planner leest de reactie bij Contact met de klant, controleert beschikbaarheid en past een nieuw moment bewust toe in het bestaande afspraakformulier. Daarna kan hij het verzoek als behandeld markeren of afwijzen. Een bevestiging van de afspraak is geen ondertekening van werk.
Ondertekenen verschijnt zodra de monteur bij een bevestigde route is aangekomen. De klant ziet eerst de exacte ontvangstverklaring en vult zijn naam en handtekening in. Tekenen op het veld en een PNG-afbeelding kiezen zijn de beschikbare invoermethoden. De ondertekening bevestigt alleen de getoonde ontvangstverklaring voor deze afspraak. Het is geen akkoord op de werkbon, uitgevoerde kwaliteit, offerte, prijs of factuur. Een gewijzigde afspraakversie of inhoud vraagt opnieuw laden; de oude inhoud kan niet stil worden ondertekend.
Een nieuwe volglink vervangt de eerdere link voor die afspraak. Intrekken of verlopen sluit de toegang. Deel een link alleen met de bedoelde ontvanger: wie de link heeft, kan die afspraak openen. Opgeslagen tokens zijn hashes. De pagina is niet voor zoekmachines, geeft het token niet mee als verwijzer en heeft een gedeelde database-rem op aanvragen. Alleen de pagina openen bevestigt of wijzigt niets.
Een klantmail voorbereiden verstuurt niets. De planner controleert de bestaande mailopmaak en vraagt daarna een menselijke R3-handtekening aan bij Te tekenen. Bij uitvoering worden actuele toestemming, ontvanger, afspraak, inhoud en merk opnieuw gecontroleerd. Een gewijzigde bron blokkeert verzending. Dit geldt ook voor de bestaande afspraakbevestigingen en herinneringen. SMS en WhatsApp zijn in deze fase niet beschikbaar.
Het relatieportaal toont daarnaast een beperkte lijst eigen afspraken en bestanden die een medewerker bewust heeft gedeeld. Foto’s en handtekeningen bij een stop worden niet automatisch zichtbaar. Zie Klantportaal en gedeelde bestanden.
Een item delen met een klant
Een item is intern tot iemand met het recht om te delen (eigenaar en beheerder) iets anders kiest. In het item staat het blok Delen met vier standen:
- Intern: alleen het team ziet het item. Dit is de standaard.
- Klant kijkt mee: de contacten van de klant van het project zien het item in hun klantportaal. Ze kunnen niets wijzigen.
- Klant mag reageren: de klant kan daarnaast een reactie sturen (1 tot 2000 tekens, hoogstens vijf per item per dag). Jullie zien de reacties in het item, als platte tekst.
- Iedereen met de link: een link die 90 dagen werkt en voor wie hem heeft zonder inloggen toont het item. Je ziet de link één keer, direct na het delen; daarna is hij niet terug te halen, want alleen een vingerafdruk wordt bewaard. De link is niet aan een persoon gebonden. Wie hem doorstuurt, deelt het item.
Een stand naar buiten kiezen doet pas iets na een bevestiging. Daarin staat wat de ander wel en niet ziet. Terug naar intern, of naar een lagere stand, gaat altijd direct en trekt ook een link meteen in. Een nieuwe link maken zet de oude uit.
Wat de klant ziet: de titel, of het item klaar is, en de beschrijving als tekst (zonder opmaak, afbeeldingen of koppelingen). Wat de klant nooit ziet: opmerkingen, de geschiedenis, bijlagen, punten, risico, uren, labels, namen van collega's, de ploeg en wat de regisseur voorstelde. Een item met het label intern, betalen, privacy of juridisch gaat nooit naar buiten. Pas je de titel of beschrijving later aan, dan ziet de klant dat ook; het delen volgt het item.
In een proef kun je niets delen. Een sleutel (MCP) kan intrekken, maar delen naar buiten stelt hij alleen voor: een mens tekent dat onder Goedkeuringen. Een link maakt alleen een mens in het scherm.