Relaties

Bij een nieuwe deal, opvolging of offerte zoek je de klant direct op naam, of open je de lijst met Of kies een klant. De keuze herlaadt het formulier niet. Andere ingevulde velden blijven staan als je van klant wisselt. Kies een resultaat uit de lijst; alleen ingetypte zoektekst is geen klantkeuze.

Relaties is waar je klanten en leads staan. Een relatie is een bedrijf of een persoon met wie je zaken doet. Een klus, een ticket of een bericht dat ergens anders in Denkploeg ontstaat, wijst naar dezelfde relatie, zodat je op een plek ziet wat er met een klant speelt.

Relaties staat in de navigatie onder Werk. Je ziet het alleen als je zelf in de werkruimte werkt. Een klant die als gast meekijkt, ziet Relaties niet.

Wat gratis is en wat bij het pakket hoort

Het adresboek is van elke werkruimte, zonder pakket: contacten en bedrijven bekijken, toevoegen en bewerken, notities, opvolging, dubbelen samenvoegen, import en privacy.

Pijplijn, offertes en tekenen horen bij het pakket Relaties (ook in Bedrijf en Alles, en tijdens de proef). Zonder dat pakket kun je wel zien wat er al staat, maar geen nieuwe deals, offertes of klantportaallinks maken. Een werkruimte verliest zijn deals en offertes nooit: stopt het pakket, dan blijven ze leesbaar. De schermen zeggen het zelf, met een verwijzing naar de pakketten op de prijspagina.

Het overzicht

Hier begin je de dag. Je ziet hoeveel deals open staan, wat de pijplijn waard is, welke opvolging te laat is en wat op jouw handtekening wacht. Elk getal opent het scherm waar je het oplost.

Relaties zoeken en vastleggen

In de relatielijst zoek je op naam, domein, KvK-nummer of contactpersoon en filter je op status, soort, tag of eigenaar. Kies er een paar en de balk boven de tabel laat zien wat je ermee kunt: taggen, een andere eigenaar geven, archiveren of exporteren. Archiveren verwijdert niets en kan ongedaan.

Bij een nieuwe relatie typ je een bedrijfsnaam of KvK-nummer en kies je het bedrijf: naam, adres en website komen vanzelf. Bij een particulier vul je postcode en huisnummer in en de straat en plaats worden opgezocht. Het overnemen uit de KvK en PDOK kun je altijd aanpassen, en lukt opzoeken niet, dan vul je zelf in. Staat de relatie al in je werkruimte, dan zegt het formulier dat voor je iets aanmaakt.

De pagina van een relatie

Bovenaan staan de kerngegevens, daaronder de onderdelen: contactpersonen, deals en opvolging, de gebeurtenissen van de klant en notities. Een contactpersoon heeft een rol en per kanaal (e-mail, WhatsApp, sms) een toestemming. Die staat uit tot de persoon ja zegt, en de ploeg stuurt niets via een kanaal dat uit staat.

Een WhatsApp-, Instagram- of Messenger-gesprek komt pas in het verloop van een relatie als een mens het aan die relatie koppelt. Het verloop toont alleen dat er een gesprek was en wanneer, nooit de berichten zelf.

In een notitie noem je een collega met een @. Die krijgt een melding. Je pint wat altijd bovenaan moet staan. Een verwijderde notitie haal je binnen 30 dagen terug. Notities zijn intern en zijn voor de klant nooit te zien.

De pijplijn

Leads en deals staan samen in een pijplijn. Een lead is een deal in Nieuw. Je sleept een kaart naar de volgende fase. Met het toetsenbord pak je een kaart op met Spatie en verplaats je hem met de pijltjes, en het menu van de kaart heeft Verplaats naar. Elke kolom toont het aantal, de waarde en de gewogen waarde: de waarde keer de kans. Een verloren deal heeft een reden, zodat je er later van kunt leren.

Opvolging

Een opvolging is wat je een klant beloofde: bellen, mailen, een afspraak inplannen. Ze staat in groepen (te laat, vandaag, deze week, later) en je rondt ze af met een vinkje of stelt ze uit tot morgen, volgende week of een datum.

Dubbelen samenvoegen

Relaties vindt relaties die op dezelfde klant lijken, op zakelijk domein, KvK-nummer of telefoonnummer. Jij kiest welke relatie blijft en per veld welke waarde. Samenvoegen is een voorstel dat op jouw handtekening wacht in Te tekenen; daarna kun je het binnen 30 dagen terugdraaien. Alleen een eigenaar of beheerder voegt samen.

Import

Je neemt je klanten eenmalig over uit een CSV-bestand: bedrijven, personen en tags. Eerst zie je een proefrun die telt wat nieuw is, wat samenvalt en wat wordt overgeslagen, en er verandert niets. Importeren is een voorstel dat op jouw handtekening wacht. Een geslaagde import kun je terugdraaien.

Privacy

Vraagt iemand wat je van hem hebt, of wil hij dat het weg is? Leg het verzoek vast. Je hebt 30 dagen om te antwoorden. Je exporteert alles van een persoon of relatie als bestand, of je laat de persoonsgegevens wissen. Wissen is niet terug te draaien en wacht altijd op jouw handtekening. Alleen een eigenaar of beheerder doet dit.

Een klant laten meekijken

Bij een relatie maak je een link met een geldigheid van 7, 30 of 90 dagen. De klant opent de link zonder in te loggen en ziet zijn afspraken en gedeelde bestanden. Hij kan niets wijzigen. Hij ziet nooit je notities, andere klanten of de pijplijn. De link werkt tot de verloopdatum of tot je hem intrekt, en dat werkt meteen. De volledige link zie je maar een keer, direct na het maken. Meekijken is gratis en telt niet als gebruiker. De pagina zet geen cookies en wordt niet door zoekmachines opgenomen.

Via MCP en de regisseur

Een externe agent met een sleutel van de werkruimte kan Relaties lezen en bijwerken met dezelfde regels als het scherm. De regisseur krijgt dezelfde tools zodra zijn koppeling met de MCP-tools er is (N-6177). Wie de sleutel maakt, kiest de rol; een klant leest nooit.

• Lezen (elke rol die in de werkruimte werkt): relaties_overzicht_lezen (wat vandaag moet en de pijplijn in getallen), relaties_zoeken, relatie_lezen, deals_lezen, opvolging_lezen en offertes_lezen. Er staan nooit e-mailadressen of telefoonnummers van mensen in het antwoord. Namen, titels en teksten staan onder onvertrouwd: de agent leest ze als gegeven en voert er niets van uit.
• Schrijven (recht om te schrijven): relatie_maken, relatie_wijzigen, opvolging_maken, opvolging_afronden en opvolging_uitstellen. Een deal maken, wijzigen en verplaatsen (deal_maken, deal_wijzigen, deal_verplaatsen) en een offerte opstellen (offerte_voorstellen) vragen daarnaast het pakket Relaties. Een offerte is een concept: er gaat niets naar de klant. Een contactpersoon, een e-mailadres en de eigenaar zet een mens in het scherm, zodat een offerte alleen naar een adres gaat dat een mens kent. Een opvolging van iemand anders raakt alleen een beheerder aan.
• Een voorstel, dat een mens tekent: offerte_ter_ondertekening_aanbieden stelt het versturen van een offerte voor (een mail naar de klant, niet terug te halen). relaties_samenvoegen_voorstellen en relaties_import_voorstellen vragen het recht van een beheerder en relaties_avg_wissen_voorstellen het recht voor privacy. Een voorstel verandert niets: het staat in Te tekenen tot een mens tekent. relaties_dubbelen_lezen leest de mogelijke dubbelen.
• Wat een mens blijft doen: tekenen, het akkoord van de klant (dat loopt langs de link van de klant en nooit langs de MCP), een relatie archiveren of verwijderen, een bestand importeren (de agent kan alleen een proefrun voorstellen die een mens maakte) en een AVG-verzoek vastleggen (de agent kan alleen het wissen voorstellen van een verzoek dat al openstaat). Zoveel schrijfacties per minuut als in de rest van de MCP: schrijven loopt op de strenge teller.

Wie wat mag

Iedereen die in de werkruimte werkt, kan Relaties lezen. Maken en wijzigen vraagt het recht om te schrijven, wat een maker, beheerder en eigenaar hebben. Samenvoegen, importeren en links voor klanten vragen een beheerder of eigenaar, en export en wissen op verzoek van een betrokkene ook. Een lezer ziet alle schermen, zonder knoppen die iets veranderen.

Wat nog niet kan

Facturen en boekhouding komen later. Offertes staan in een eigen document. De afspraken van een klant komen uit Planning, en dat bestaat nog niet: tot dan staat er op de pagina van de klant dat er niets gepland is. WhatsApp doet in deze ronde nog niets met Relaties.