Een offerte is wat je een klant voorstelt: wat je doet, wat het kost en tot wanneer dat geldt. In Denkploeg maak je hem als concept, pas je hem aan op het papier zelf, teken je hem, en geeft de klant akkoord in het klantportaal. Offertes horen bij het pakket Relaties (ook in Bedrijf en Alles, en tijdens de proef): je vindt ze onder Offertes bovenin Relaties, en op de pagina van elke relatie. Zonder het pakket kun je bestaande offertes lezen maar geen nieuwe maken.
Zo werkt het
- Een concept maken. Kies de relatie, geef de offerte een titel en eventueel een deal. Hij krijgt meteen het eerstvolgende nummer, zoals 2026-O-0231. De nummers lopen per werkruimte en per jaar op zonder gaten. Een offerte wordt daarom nooit verwijderd, alleen ingetrokken.
- Aanpassen op het papier. Je ziet de offerte zoals de klant hem krijgt, in je eigen merk. Klik in een regel om hem te wijzigen, de totalen rekenen direct mee. Rechts kies je het sjabloon (Strak, Ruim of Met beeld) en overschrijf je kleur, lettertype, logo en papier voor alleen deze offerte, met wat je merkprofiel zelf aanbiedt.
- Versturen ter ondertekening. Versturen is een voorstel. Het wacht in Te tekenen op een handtekening met een code uit je authenticator, want de offerte gaat naar een klant en een verstuurde mail is niet terug te halen. De kaart laat zien naar wie de offerte gaat, wat erin staat en welk bericht de klant krijgt. Wat je tekent staat er helemaal op: de inleiding, elke regel met aantal, prijs, btw en frequentie, en de voorwaarden. Een link of adres in de titel wordt in de mail vervangen door [link], zodat de enige link in de mail die naar het klantportaal is.
- De klant geeft akkoord. De klant krijgt een mail met een eigen link naar zijn offerte. Hij hoeft niet in te loggen. Hij ziet dezelfde offerte als jij, zonder bewerkvelden, en kiest Akkoord of Vraag stellen.
Rekenen
Alle bedragen staan in hele centen. Elke regel is aantal keer prijs, afgerond op hele centen. De btw wordt per tarief (21, 9 of 0 procent) berekend over de regels met dat tarief. Eenmalige kosten en vaste kosten per maand staan apart en worden nooit opgeteld. Een korting is een regel met een negatief bedrag. Btw tonen is presentatie en geen boekhouding: je boekhouder blijft leidend.
Statussen
- Concept. Alleen jij ziet het en je kunt het aanpassen.
- Verstuurd. De klant heeft de mail. De offerte is nu onveranderlijk.
- Bekeken. De klant heeft de link geopend.
- Akkoord. De klant gaf akkoord. Dit is bewijs en verandert niet meer.
- Afgewezen. Je legde vast dat de klant nee zei. De deal blijft open.
- Verlopen. De geldigheid is voorbij. De klant kan niet meer akkoord geven.
- Ingetrokken. Je trok de offerte in. De link van de klant werkt dan niet meer.
Op de tijdlijn van een offerte staat wat er gebeurde. Kwam de mail niet weg, dan staat er achter "Verstuurd" de regel "Mail niet verstuurd, terug naar concept": de offerte is weer een concept en de link werkt niet. Je kunt hem opnieuw voorstellen.
Een offerte die verstuurd is, pas je niet meer aan. Wil je iets wijzigen, maak dan een nieuwe versie: een nieuw concept met dezelfde regels en een nieuw nummer. Verstuur je dat, dan wordt de oude ingetrokken, tenzij de klant er al akkoord op gaf.
Wat de klant ziet en doet
De klant opent zijn link en ziet de offerte, en niets anders: geen notities, geen andere klanten, niets uit je pijplijn. Om akkoord te geven vult hij zijn naam in en vinkt hij aan dat hij akkoord gaat met de offerte en de voorwaarden. Wij bewaren zijn naam, het tijdstip, het adres waarvandaan hij akkoord gaf en een vingerafdruk van precies de versie die hij zag. Dat is een eenvoudige elektronische handtekening: bewijs voor een offerte, geen gekwalificeerde handtekening. Akkoord werkt maar een keer, en alleen zolang de offerte open en niet verlopen is.
Gaat het om een hoog bedrag, dan is de link alleen niet genoeg: een doorgestuurde mail kan niet tekenen namens de ontvanger. De klant vraagt dan op de pagina een code van zes cijfers aan, die naar het e-mailadres van de ontvanger op de offerte gaat (nooit naar een adres dat de klant zelf intikt). De code is een kwartier geldig, werkt een keer, laat vijf pogingen toe. Vraagt de klant opnieuw, dan krijgt hij zolang de code geldt dezelfde code nog eens (een nieuwe komt er pas als de vorige niet meer geldt, hoogstens een per vijf minuten en vijf per uur). Na twintig pogingen op een offerte is het akkoord met code dicht tot je een nieuwe versie stuurt; dat geeft een alarm. De code gaat alleen naar het adres waaraan de offerte is verstuurd: verandert dat adres daarna, dan moet je de offerte opnieuw versturen. Wij bewaren alleen dat het akkoord met een code is bevestigd. Het bedrag waar het om gaat is wat eenmalig is plus twaalf maanden van wat per maand is, incl. btw. De drempel staat nu op 5.000 euro.
Is er intussen een nieuwere versie van de offerte verstuurd, dan kan de oude niet meer getekend worden: de pagina zegt dat en verwijst naar de link in de nieuwste mail.
Heeft de klant een vraag, dan stelt hij die op dezelfde pagina. Jij ziet de vraag bij de offerte, de offerte blijft open en je antwoordt zelf, per mail of telefoon.
De klantpagina zet geen cookies, laadt geen scripts van derden en wordt niet door zoekmachines opgenomen. De link werkt tot dertig dagen na de geldigheid van de offerte, zodat de klant ook daarna kan zien hoe het stond. Trek je de offerte in, dan werkt hij meteen niet meer.
Laten tekenen
Naast akkoord in het klantportaal kun je een verstuurde offerte laten tekenen door een of meer ondertekenaars, in volgorde. Onder de offerte staat het paneel Tekenen: vul per ondertekenaar een naam, een e-mailadres en eventueel een rol in en kies hoe lang de link geldt (standaard dertig dagen, nooit langer dan de geldigheid van de offerte). Laten tekenen is een voorstel dat in Te tekenen op een handtekening met een code wacht, want de eerste ondertekenaar krijgt een mail.
- Een persoonlijke link per ondertekenaar. Hij hoeft niet in te loggen. De link werkt een keer om te tekenen en verloopt vanzelf. Wij bewaren alleen een vingerafdruk van de link. De volgende ondertekenaar krijgt zijn link pas als de vorige getekend heeft.
- Tekenen of typen. De ondertekenaar leest eerst de pdf van de offerte en tekent daarna met een handtekening op het scherm of typt zijn naam. Hij kan ook weigeren, met een reden; dan is het verzoek afgelopen en blijft de offerte open.
- Herinneringen. Wie na drie dagen niet getekend heeft krijgt een herinnering, na zeven dagen nog een. Elke herinnering heeft een nieuwe link; de oude werkt dan niet meer.
- Bewijs. Bij elke stap bewaren wij het tijdstip, het e-mailadres, het IP-adres en het apparaat, in een spoor waar alleen aan toegevoegd wordt, en de sha256 van de pdf die getekend is. Het volledige IP-adres en het apparaat staan 730 dagen in dat spoor en gaan daarna weg. Is er iets aan de pdf veranderd, dan kan er niet meer getekend worden.
- Het getekende document. Na de laatste handtekening krijgen alle ondertekenaars en jij de getekende pdf per mail, met een handtekeningpagina en een bewijscertificaat met alle gebeurtenissen. In het certificaat staan de namen en e-mailadressen van de ondertekenaars, een afgekapt IP-adres (tot /24 of /48) en geen apparaat: het document verandert nooit meer en gaat naar alle partijen. Het volledige adres blijft alleen in het bewijsspoor van de afzender, 730 dagen.
- Akkoord op de offerte. Het akkoord via tekenen volgt dezelfde regels als in het klantportaal: de offerte moet open zijn, niet vervangen door een nieuwere versie en niet gewijzigd. Boven de drempel van 5.000 euro wordt de offerte alleen akkoord als een ondertekenaar het e-mailadres heeft van de contactpersoon op de offerte (zoals de code in het portaal naar dat adres gaat). Anders is het document getekend, maar blijft de offerte open; dat staat bij het paneel Tekenen. Mails van Tekenen zijn begrensd tot 50 per werkruimte per etmaal.
Dit is een eenvoudige elektronische handtekening: bewijs van wie, wanneer en wat, geen gekwalificeerde handtekening. Geef een ondertekenaar nooit een link van iemand anders: het IP-adres en het apparaat in het bewijs zijn dan van de verkeerde.
De pdf
Download pdf gebruikt de printfunctie van je browser, met een printstijl die alleen het vel afdrukt. Kies in het printvenster Opslaan als pdf. De klant kan dat ook.
Wie wat mag
Iedereen die in de werkruimte werkt kan offertes lezen. Maken, aanpassen, intrekken en een offerte voorstellen te versturen vraagt het recht om offertes te schrijven, wat een maker, beheerder en eigenaar hebben. Tekenen doet iemand met dat recht die ook mag tekenen, dus een beheerder of eigenaar. Een lezer ziet de schermen, zonder knoppen die iets veranderen. Een klant als gast in de portal ziet geen offertes.
De prijslijst
Je werkruimte heeft een prijslijst met producten: een naam, de omschrijving die op de regel komt, een prijs, het btw-tarief en of het eenmalig is of per maand. Een product leg je weg als je het niet meer gebruikt; het blijft bestaan. Kies je een product voor een offerte, dan wordt de regel een kopie: een nieuwe prijs verandert nooit een offerte die er al is. De schermen voor de prijslijst volgen; nu zit ze in de kern.
Wat nog niet kan
De schermen van de prijslijst, de regisseur die een concept voor je klaarzet, een pdf die op de server wordt gemaakt, een offerte opnieuw versturen en een herinnering vlak voor het verlopen komen later. Facturen, betalingen en boekhouding horen bij een latere fase en raken de offerte niet.